1. სისტემაში ასახული ზოგიერთი მონაცემი წარმოადგენს პერსონალურ მონაცემს, მათ შორის განსაკუთრებული კატეგორიის მონაცემს.

2. სისტემაში ასახული პერსონალური მონაცემი არ არის ხელმისაწვდომი მესამე პირებისთვის და დაცულია კანონმდებლობით გათვალისწინებულ მოთხოვნათა შესაბამისად.

3. სისტემაში ასახულ პერსონალურ მონაცემებზე წვდომა გააჩნია:

ა) სისტემის სუბიექტის თანამშრომლებს, რომელთაც გააჩნიათ სისტემაში მონაცემებზე წვდომის შესაბამისი მასშტაბი;

ბ) მართვის სისტემის თანამშრომლებს, რომელთაც საკუთარი უფლება-მოვალეობის შესრულების მიზნით, ესაჭიროებათ მონაცემებზე წვდომა და გააჩნიათ სისტემაში მონაცემებზე წვდომის შესაბამისი მასშტაბი;

გ) მართვის სისტემის თანამშრომლებს, რომლებიც მონაწილეობენ სისტემის შექმნაში (დეველოპერი), დახვეწაში ან/და მართვაში;

დ) სხვა პირებს კანონმდებლობით გათვალისწინებულ შემთხვევებში.

4. ამ მუხლის მე-3 პუნქტით გათვალისწინებული პირები, ვალდებულნი არიან დაიცვან სისტემაში ასახული ინფორმაციის კონფიდენციალობა, არ გაამჟღავნონ ის  ინფორმაცია, რომელიც მათთვის ცნობილი გახდა სამსახურებრივი მოვალეობის შესრულებისას, გარდა კანონმდებლობით გათვალისწინებული შემთხვევებისა.

5. სისტემაში ასახული მონაცემები ინახება აღნიშნული პირების აქტიური სტატუსის განმავლობაში.  აქტიური სტატუსის შეწყვეტისას,  მონაცემები ელექტრონულად არქივდება და ინახება 75 წლის განმავლობაში. დაარქივებული მონაცემები ხელმისაწვდომი აღარ არის სისტემის მომხმარებლებისათვის. დაარქივებულ მონაცემებზე წვდომა ექნება მართვის სისტემის უფროსის ინდივიდუალურ ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტით განსაზღვრულ პირს/პირებს, კანონმდებლობით დადგენილი წესის შესაბამისად. 75 წლიანი ვადის გასვლის შემდგომ – მონაცემები წაიშლება.

6. ამ მუხლის მე-5 პუნქტის მიზნებისთვის აქტიური სტატუსის შეწყვეტაში იგულისხმება – პროფესიული სტუდენტისათვის, კანონმდებლობით დადგენილი წესის შესაბამისად, სტატუსის შეწყვეტა, ხოლო დაწესებულებაში დასაქმებული ნებისმიერი პირისთვის – ამავე დაწესებულებასთან არსებული შრომითი ურთიერთობის შეწყვეტა.

7. სისტემაში ასახული მონაცემები, რომლებიც არ განეკუთვნება პერსონალურ მონაცემებს, ელექტრონულად არქივდება და ინახება, მათი სისტემიდან ამოღებიდან, 75 წლის განმავლობაშ