1. სხდომის ოქმი არის დოკუმენტი, რომელშიც ასახულია საკრებულოს სხდომის , საკრებულოსა და საკრებულოს თავმჯდომარის მიერ შექმნილი კომისიების და სამუშაო ჯგუფების მიერ სხდომაზე საკითხების განხილვისა და გადაწყვეტილების მიღების მიმდინარეობა.
2. სხდომის ოქმის წარმოება სავალდებულოა. ოქმი ინომრება კალენდარული წლის განმავლობაში.
3. სხდომის ოქმის ტექსტი შედგება შესავალი და ძირითადი ნაწილებისაგან.
4. სხდომის ოქმის შესავალ ნაწილში შეიტანება შემდეგი მონაცემები:
ა ) სხდომის ჩატარების დრო და ადგილი;
ბ) სხდომის თავმჯდომარე;
გ) სხდომაზე დამსწრე პირთა ვინაობა;
დ) სხდომის დღის წესრიგი. დღის წესრიგის ყოველი საკითხი ოქმში ცალკე შეიტანება და ისინი ინომრება უწყვეტად, არაბული ციფრებით. დღის წესრიგი ოქმში შეიტანება დღის წესრიგის თაობაზე გადაწყვეტილების მიღების შემდეგ.
5. ოქმის ძირითადი ნაწილი შედგება განყოფილებისაგან, რომლებიც შეესაბამება დღის წესრიგის პუნქტებს. ოქმის ძირითადი ნაწილის თითოეული განაყოფი უნდა შედგეს შემდეგი სტრუქტურით:
ა) „I. მოისმინეს: (....)“, ამ ნაწილში შეიტანება დღის წესრიგის საკითხზე მომხსენებლისა და თანამომხსენებლის (თანამომხსენებლების) ვინაობა და მათი გამოსვლის ძირითადი შინაარსი. თუ მომხსენებლის (თანამომხსენებლის) მოხსენება წერილობითი სახით ერთვის ოქმს მაშინ ოქმში კეთდება შესაბამისი მითითება.
ბ) „II. საკითხის შესახებ აზრი გამოთქვეს: (....)“, ამ ნაწილში გადმოცემული უნდა იყოს საკითხის გარშემო კამათში გამომსვლელთა ვინაობა და მათი გამოსვლების მოკლე შინაარსი;
გ) „III. პროცედურის შესახებ აზრი გამოთქვეს: (...)“ ეს ნაწილი ოქმში შეიტანება, თუ საკითხის განხილვის მიმდინარეობისას ადგილი ჰქონდა პროცედურულ გამოსვლებს. ოქმში შეტანილი უნდა იყოს პროცედურულ საკითხზე გამომსვლელთა ვინაობა და მათი გამოსვლის მოკლე შინაარსი.
დ) „IV. პროცედურის შესახებ კენჭისყრა: (...)“, ეს ნაწილი ოქმში შეიტანება, თუ პროცედურულ საკითხზე ჩატარდა კენჭისყრა. ოქმში მითითებული უნდა იყოს კენჭისყრის სახე, კენჭისყრაში მონაწილეთა რაოდენობა და კენჭისყრის შედეგები;
ე)„V.საკითხის შესახებ კენჭისყრა: (...)“, ოქმის ამ ნაწილში შეიტანება კენჭისყრაში მონაწილეთა რაოდენობა და კენჭისყრის შედეგები (საკითხის მომხრეთა და მოწინააღმდეგეთა რაოდენობა);
ვ) „VI. გადაწყვიტეს: (...)“, ოქმის ამ ნაწილში შეიტანება საკითხის თაობაზე სხდომის მიერ მიღებული გადაწყვეტილება. თუ გადაწყვეტილება გულისხმობს სამართლებრივი აქტის მიღებას, სამართლებრივი აქტი სრულად ერთვის ოქმს. თუ გადაწყვეტილება გულისხმობს საკითხის გადადებას, დღის წესრიგიდან მოხსნას, ოქმში კეთდება შესაბამისი ჩანაწერი.
6. სხდომა შესაძლებელია დაფიქსირდეს აუდიო და ვიდეოჩანაწერის სახით, რომელიც საკრებულოს აპარატის მონაცემთა ბაზაში ინახება შესაბამის სხდომის ოქმთან ერთად.
თავი IV
ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოების დოკუმენტების რეკვიზიტე