1.  დაწესებულებაში  შემოსული  დოკუმენტები  გადის  პირველად  დამუშავებას,  წინასწარ  გარჩევას, რეგისტრაციას, ინდექსაციას, ხელმძღვანელობის მიერ განხილვას, შემსრულებლებისთვის კონკრეტული დავალების მიცემას, შესრულების ვადის განსაზღვრასა და შემსრულებელთათვის გადაცემას;

2. თვითმმართველობის ორგანოების სახელზე შემოსული კორესპოდენციის მიღება ხდება მისამართზე: ზუგდიდი, რუსთაველის ქ. №90 (ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის მერია)  და ზვ. გამსახურდიას გამზირი №45 (ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის საკრებულო);

3.  თვითმმართველობის  ორგანოს (თანამდებობის პირის) სახელზე შემოსულ ოფიციალურ კორესპოდენციებს და  მოქალაქეთა  წერილებს  იღებს  და აღრიცხავს  (რეგისტრაციაში  ატარებს)  მუნიციპალიტეტის  შესაბამისი განყოფილებები;

4. კონვერტები   დოკუმენტებითურთ,   მათ  შორის  შეკვეთილი,  იხსნება,  ამასთანავე  მოწმდება  ადრესატის სისწორე, პაკეტის სიმრთელე, კონვერტსა და დოკუმენტებზე მითითებული ნომრების შესაბამისობა;

5. პაკეტის   შემოწმებისას   შენიშნული   დარღვევების   შემთხვევაში,   დგება   აქტი  სამ  ცალად.  ერთი  აქტი დაერთვის  დოკუმენტს,  მეორე  ეგზავნება  დოკუმენტის  ავტორს,  მესამე  რჩება  მუნიციპალიტეტის საქმისწარმოების განყოფილებაში;

6.   შემოსული   დოკუმენტების   (მათ   შორის   მოქალაქეთა   წერილების)   კონვერტები   არ   ნადგურდება   იმ შემთხვევაში, თუ მხოლოდ  კონვერტით  შეიძლება გამომგზავნის  მისამართის,  დოკუმენტების  გამოგზავნისა და მიღების დროის დადგენა, აგრეთვე პირადი დოკუმენტების შემოსვლისას;

7.  შემოსულ  დოკუმენტს  პირველ  გვერდზე  მარჯვენა  ქვედა  კუთხეში  დაესმება  შტამპი  სარეგისტრაციო ნომრითა და შემოსვლის თარიღით, ფურცლების რაოდენობის მითითებით;

8. არ  რეგისტრირდება:  სტატისტიკური  კრებულები,  წიგნები,  გაზეთები,  ჟურნალები  და სხვა პერიოდული გამოცემები, სარეკლამო ცნობები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები;

9. არასწორი მისამართით გამოგზავნილი პაკეტი გადაიგზავნება კუთვნილისამებრ ან დაუბრუნდება ავტორს;

10.  პაკეტები   წარწერით „პირადად“  აღირიცხება  კონვერტზე  აღნიშნული  მონაცემებით და  ადრესატს   გადაცემა გაუხსნელა