ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის ადგილობრივი თვითმმართველობის ორგანოებში საქმისწარმოების ტიპობრივი ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ

ა) „ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის ადგილობრივი თვითმმართველობის ორგანოებში საქმისწარმოების ტიპობრივი ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ“ ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს 2014 წლის 12 სექტემბრის №37 დადგენილება;

ბ) „ქალაქ ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის ადგილობრივი თვითმმართველობის ორგანოების და სამსახურების საქმისწარმოების ტიპობრივი ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ“ ქალაქ ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს 2014 წლის 11 სექტემბრის №48 დადგენილება.

2. ინფორმაციის ავტომატიზებული (კომპიუტერული) დამუშავების მოქმედებისას საქემებში შეიტანება კომპიუტერული ტექნიკის საშუალებით დოკუმენტების დამუშავების ყველა პუნქტი.

3. კომპიუტერული ტექნიკის გამოყენების პირობებში დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაცია უნდა უზრუნველყოფდეს დოკუმენტების ტრადიციული და ავტომატიზებული დამუშავების ურთიერთშეთავსებას ამ საშუალებათა შესაძლებლობებთან.

2. საქმისწარმოების და ინსტრუქციით დადგენილი პროცედურების დაცვისთვის პასუხისმგებლობა ეკისრება მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურებს, რომლის მოვალეობაში შედის:

ა) შემოსული და ადგილზე შექმნილი დოკუმენტების აღრიცხვა;

ბ) დოკუმენტების გადაცემა ქვედანაყოფის უფროსისა და შემსრულებლისთვის;

გ) დოკუმენტების  შესრულების  კონტროლი  და შესრულების  მიმდინარეობის  შესახებ ინფორმაციის მომზადება;

დ) გასული დოკუმენტების გაგზავნა;

ე) საქმეთა მომზადება არქივისთვის ჩასაბარებლად;

ვ) საქმეთა ნომენკლატურის შედგენა;

ზ) თვითმმართველობის მოხელეთათვის საქმისწარმოების წესის გაცნობა. დოკუმენტების შედგენა და გაფორმება.

2. დოკუმენტების მომზადებისა და გაფორმების დროს დაცული უნდა იქნეს დადგენილი წესები, რომლებიც უზრუნველყოფს  დოკუმენტის  იურიდიულ  ძალას, მის შემდგომ  გამოყენებას,  აღრიცხვას,  დამუშავებასა  და შენახვას.

3.  დოკუმენტს  უნდა  გააჩნდეს  საქმისწარმოების  ერთიანი  წესებითა  და დოკუმენტების უნიფიცირებული ფორმების ტაბელით დადგენილი რეკვიზიტები.

2.  დოკუმენტის პროექტის ვიზირება ხორციელდება შემდეგი თანმიმდევრობით:

ა)  შესაბამისი სტრუქტურული ქვედანაყოფის ხელმძღვანელის მიერ; 

ბ)  შესაბამისი სამსახურების ხელმძღვანელის (იურისტის) მიერ;

გ)   ადგილობრივი   თვითმმართველობის    იმ   სტრუქტურული    ქვედანაყოფების    ხელმძღვანელთა    მიერ, რომელთა უფლებამოსილების სფეროს შეეხება პროექტით დადგენილი საკითხი.

3. ვიზების შეგროვებისთვის  პასუხისმგებელია  ის სტრუქტურული  ქვედანაყოფი, სადაც მზადდება დოკუმენტი;

4. ვიზირებული დოკუმენტი, დოკუმენტის ავტორი სამსახურის  უფროსის მიერ ხელმოსაწერად იგზავნება მუნიციპალიტეტის მერთან ან სხვა უფლებამოსილ პირთან.

2. თვითმმართველობის ორგანოების სახელზე შემოსული კორესპოდენციის მიღება ხდება მისამართზე: ზუგდიდი, რუსთაველის ქ. №90 (ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის მერია)  და ზვ. გამსახურდიას გამზირი №45 (ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის საკრებულო);

3.  თვითმმართველობის  ორგანოს (თანამდებობის პირის) სახელზე შემოსულ ოფიციალურ კორესპოდენციებს და  მოქალაქეთა  წერილებს  იღებს  და აღრიცხავს  (რეგისტრაციაში  ატარებს)  მუნიციპალიტეტის  შესაბამისი განყოფილებები;

4. კონვერტები   დოკუმენტებითურთ,   მათ  შორის  შეკვეთილი,  იხსნება,  ამასთანავე  მოწმდება  ადრესატის სისწორე, პაკეტის სიმრთელე, კონვერტსა და დოკუმენტებზე მითითებული ნომრების შესაბამისობა;

5. პაკეტის   შემოწმებისას   შენიშნული   დარღვევების   შემთხვევაში,   დგება   აქტი  სამ  ცალად.  ერთი  აქტი დაერთვის  დოკუმენტს,  მეორე  ეგზავნება  დოკუმენტის  ავტორს,  მესამე  რჩება  მუნიციპალიტეტის საქმისწარმოების განყოფილებაში;

6.   შემოსული   დოკუმენტების   (მათ   შორის   მოქალაქეთა   წერილების)   კონვერტები   არ   ნადგურდება   იმ შემთხვევაში, თუ მხოლოდ  კონვერტით  შეიძლება გამომგზავნის  მისამართის,  დოკუმენტების  გამოგზავნისა და მიღების დროის დადგენა, აგრეთვე პირადი დოკუმენტების შემოსვლისას;

7.  შემოსულ  დოკუმენტს  პირველ  გვერდზე  მარჯვენა  ქვედა  კუთხეში  დაესმება  შტამპი  სარეგისტრაციო ნომრითა და შემოსვლის თარიღით, ფურცლების რაოდენობის მითითებით;

8. არ  რეგისტრირდება:  სტატისტიკური  კრებულები,  წიგნები,  გაზეთები,  ჟურნალები  და სხვა პერიოდული გამოცემები, სარეკლამო ცნობები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები;

9. არასწორი მისამართით გამოგზავნილი პაკეტი გადაიგზავნება კუთვნილისამებრ ან დაუბრუნდება ავტორს;

10.  პაკეტები   წარწერით „პირადად“  აღირიცხება  კონვერტზე  აღნიშნული  მონაცემებით და  ადრესატს   გადაცემა გაუხსნელად.

2. ინდექსის შემადგენელი ნაწილები განცალკევდებიან ირიბი ხაზით.

3.  დოკუმენტის ინდექსი დგება შემდეგი თანამიმდევრობით:

ა) რიგითი სარეგისტრაციო ნომერი;

ბ) გამოყენებული კლასიფიკატორის ინდექსი.

4. რეგისტრაციას ექვემდებარება როგორც თვითმმართველობის ორგანოს მიერ შექმნილი და მის შიგნით გამოსაყენებელი,  ისე  სხვა  დაწესებულებებში  გასაგზავნი,  სხვა დაწესებულებებიდან  და კერძო პირებისაგან შემოსული ყველა ის დოკუმენტი, რომელსაც ესაჭიროება აღრიცხვა, შესრულება და გამოყენება (განკარგულებითი, საგეგმო, საანგარიშგებო, სტატისტიკური, საბუღალტრო, საფინანსო და სხვ.).

5. დოკუმენტების რეგისტრაცია ცენტრალიზებულია. შემოსული კორესპოდენციის რეგისტრაციას ახდენს  მუნიციპალიტეტის შესაბამისი განყოფილებები;

6. დოკუმენტი  ერთხელ  გადის  რეგისტრაციას:  შემოსული  – შემოსვლის  დღეს, შექმნილი – ხელმოწერის  ან დამტკიცების დღეს. რეგისტრირებული  დოკუმენტი ერთი ქვედანაყოფიდან მეორეში გადაცემისას ხელმეორე რეგისტრაციას  არ საჭიროებს. დაუშვებელია  დოკუმენტის ხელახალი რეგისტრაცია და სხვა სარეგისტრაციო ნომრის   მინიჭება.   რეგისტრაციაში   გაუტარებელი   ნებისმიერი   ოფიციალური   დოკუმენტი   ან  მოქალაქის წერილი,  რომელსაც  მიიღებს  ქვედანაყოფის  თანამშრომელი,  აუცილებლად უნდა აღირიცხოს მუნიციპალიტეტის შესაბამის განყოფილებებში;

7. დოკუმენტების სარეგისტრაციო რეკვიზიტებია:

ა) ავტორი (კორესპონდენტი);

ბ) დოკუმენტის თარიღი;

გ) დოკუმენტის ინდექსი (დოკუმენტის შემოსვლის თარიღი და ინდექსი დაწესებულებაში შემოსული დოკუმენტებისთვის);

დ) დოკუმენტის სათაური ან მისი მოკლე შინაარსი;

ე) რეზოლუცია (დავალების შინაარსი, ავტორი, თარიღი);

ვ) შესრულების ვადა.

2.  მუნიციპალიტეტის   შესაბამისი   განყოფილებებში   დოკუმენტების   დამუშავება   და   შემსრულებლისთვის გადაწერა  უნდა ხორციელდებოდეს  მათი შემოსვლის  დღეს ან მომდევნო  სამუშაო დღეს, თუ დოკუმენტები შემოვიდა არასამუშაო დროს.

2. სტრუქტურული  ერთეულის ხელმძღვანელი  რეზოლუციის სახით დოკუმენტის შესრულებაზე დავალებას აძლევს მხოლოდ თავისი სტრუქტურული ერთეულის თანამშრომელს.

2.  დოკუმენტის  დაკარგვის  თაობაზე  თანამშრომელმა   უნდა  განუცხადოს  სტრუქტურული  ქვედანაყოფის უფროსს   და   მუნიციპალიტეტის   შესაბამის   განყოფილებას.   ასეთ   შემთხვევაში   ტარდება   სამსახურებრივი მოკვლევა.

3.  დოკუმენტის   ან  მისი   ასლის  გადაცემა   სხვა  ორგანიზაციისთვის   შეიძლება   მხოლოდ   ქვედანაყოფის უფროსის ნებართვით;

4. შემოსული დოკუმენტების გაცნობა და მათზე მუშაობა ხორციელდება სამსახურებრივ შენობაში;

5. შვებულებაში, მივლინებაში წასვლის ან ავადმყოფობის შემთხვევაში თანამშრომელი მასზე რიცხულ დოკუმენტებს ქვედანაყოფის უფროსის მითითებით გადასცემს სხვა თანამშრომელს, სამსახურიდან გათავისუფლების შემთხვევაში კი ყველა დოკუმენტს აბარებს ქვედანაყოფის უფროსს.

2. კონვერტში ჩალაგების წინ მოწმდება დოკუმენტების გაფორმების სისწორე, დანართების არსებობა, ეგზემპლარების რაოდენობის შესაბამისობა ადრესატების რაოდენობასთან. გაუფორმებელი ან არასწორად გაფორმებული დოკუმენტები უბრუნდება შემსრულებელს საბოლოო დასამუშავებლად;

3.  გასაგზავნად  შემოსული  დოკუმენტები  უნდა  დამუშავდეს  და გაიგზავნოს  იმავე  დღეს ან  არა უგვიანეს მეორე სამუშაო დღისა. სასწრაფოდ გადასაცემი დოკუმენტი იგზავნება შემოსვლისთანავე;

4. გასაგზავნი დოკუმენტების რეესტრს აწარმოებს მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახურები.

2.  შესრულების  ვადებს  განსაზღვრავს  სტრუქტურული  ერთეულის  ხელმძღვანელი  დოკუმენტების გამომგზავნი  დაწესებულებების მიერ ან  საქართველოს  კანონმდებლობით  დადგენილი ვადებიდან გამომდინარე. შესრულების საბოლოო თარიღი მიეთითება დოკუმენტის ტექსტში ან რეზოლუციაში.

2.  დოკუმენტების შესრულების კონტროლი ითვალისწინებს შემდეგ ოპერაციებს:

ა)  დოკუმენტის შესრულებაზე დავალების (რეზოლუციის) შედგენას;

ბ)  შესრულების მიმდინარეობასა და შედეგებზე ინფორმაციის მიღებას;

გ)  შესრულების შესახებ ხელმძღვანელებისთვის ინფორმაციის რეგულარულ მიწოდებას;

დ) თათბირებსა  და კოლეგიური  ორგანოების  სხდომებზე  დოკუმენტების  შესრულების  მიმდინარეობისა  და შედეგების შესახებ მოხსენებას;

ე)   კონტროლიდან დოკუმენტების მოხსნას;

3.  შესრულების მიმდინარეობის შემოწმება ხორციელდება ყველა ეტაპზე შემდეგი წესით:

ა)   შემდგომი წლების დავალებების – წელიწადში ერთხელ მაინც;

ბ)   მიმდინარე წლის შემდგომი თვეების დავალებების – თვეში ერთხელ მაინც;

გ)  მიმდინარე თვის დავალებების – ყოველ ათ დღეში, ხუთი დღით ადრე შესრულების ვადამდე;

4. მუნიციპალიტეტის შესაბამისი განყოფილებები ახორციელებს  დოკუმენტების  შესრულების  მიმდინარეობისა და შედეგების მონაცემების აღრიცხვასა და განზოგადებას თვეში ერთხელ მაინც.

2. ნომენკლატურა განსაზღვრავს საქმეებში შესრულებული დოკუმენტების დაჯგუფებას, საქმეთა სისტემატიზაციას,  ინდექსაციასა  და  შენახვის  ვადებს.  იგი  წარმოადგენს  მუდმივად  და ხანგრძლივად  (10 წელზე მეტხანს) შესანახ საქმეთა აღწერილობის შედგენის საფუძველს და საქმისწარმოებაში ძირითად სააღრიცხვო დოკუმენტს;

3. საქმეთა ნომენკლატურის შედგენისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრება მუნიციპალიტეტის საქმისწარმოების განყოფილებას;

4.  ადგილობრივი   თვითმმართველობის   ორგანოებში   დგება   ტიპობრივი   სახის   საქმეთა   ნომენკლატურა,  დადგენილი დოკუმენტების ტიპების მიხედვით;

5.  საქმეთა   ნომენკლატურა   ადგენს   საქმეთა   ტიპობრივ   შემადგენლობას   და   აწესებს   საქმეების   ერთიან ინდექსაციას;

6.  საქმეთა ნომენკლატურა  არის ნორმატიული ხასიათის დოკუმენტი, რომელსაც ამტკიცებს საკრებულო.

2. საქმეში თავსდება დოკუმენტები, რომლებიც თავისი შინაარსით შეესაბამება საქმის სათაურს. ამასთან, აკრძალულია საქმეებში დოკუმენტების შავი და დუბლეტური ეგზემპლარების (განსაკუთრებულად ღირებულების გარდა) დაჯგუფება;

3.  საქმეების ფორმირებას ახორციელებს შესაბამისი განყოფილება. საქმეთა ფორმირება ხორციელდება დაწესებულების არქივის, ხოლო საჭოროების შემთხვევაში შესაბამისი საარქივი დაწესებულების უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით.

4.  საქმეთა ფორმირების დროს დაცული უნდა იქნეს შემდეგი მოთხოვნები:

ა)  მუდმივად, ხანგრძლივად და დროებით შესანახი დოკუმენტები უნდა დაჯგუფდეს ცალკე საქმეებში;

ბ)  საქმეში შეიტანება თითოეული დოკუმენტის ერთი ეგზემპლარი;

გ)  საქმეში დაჯგუფებული უნდა იყოს ერთი კალენდარული წლის დოკუმენტები; გამონაკლისს წარმოადგენს: გარდამავალი  საქმეები;  პირადი  საქმეები,  რომლებიც  ფორმირდება  მოცემული  დაწესებულების  მუშაობის მთელი  პერიოდის მანძილზე; ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის მერიის, ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს,  საკრებულოს  ბიუროს, საკრებულოს  კომისიების და დროებითი სამუშაო ჯგუფების დოკუმენტები, რომელთა დაჯგუფება ხდება მათი მოწვევის პერიოდში;

დ)   საქმე უნდა შეცავდეს არა უმეტეს 250 ფურცელს, ხოლო მისი სისქე არ უნდა აღემატებოდეს 4 სანტიმეტრს;

5. საქმეებში დოკუმენტები ისე უნდა იყოს განლაგებული, რომ თავისი შინაარსით თანამიმდევრულად აშუქებდნენ  განსაზღვრულ  საკითხებს.  ამასთან დოკუმენტები განლაგებული  უნდა იყოს ქრონოლოგიურად (შემოსული – შემოსვლის    თარიღის, გასული – გაგზავნის   თარიღის   მიხედვით)   ან   ავტორებისა   და კორესპონდენტების დასახელებების ანბანური ნიშნით;

6. დოკუმენტების  დანართები, განურჩევლად  მათი დამტკიცებისა თუ შედგენისა, უერთდება დოკუმენტებს, რომლებსაც ისინი მიეკუთვნება. 250 ფურცელზე მეტი მოცულობის დანართი შეადგენს ცალკე ტომს, რაც აღინიშნება დოკუმენტში;

7.  თვითმმართველობის  სამართლებრივი  აქტების  დაჯგუფება  საქმეებში  ხდება სახეობებისა და ქრონოლოგიის მიხედვით და იმ დანართებით, რომლებიც მათ მიეკუთვნება:

ა) ნორმატიული  აქტებით  დამტკიცებული  წესდებები, დებულებები,  ინსტრუქციები,  ნუსხები მათი დანართებია   და  ჯგუფდება   მითითებულ   დოკუმენტებთან   ერთად,   ხოლო,  თუ  ისინი  დამტკიცებულია როგორც დამოუკიდებელი დოკუმენტები, მათ აჯგუფებენ ცალკე საქმეებად;

ბ) ძირითადი საქმიანობის და პირადი შემადგენლობის სამართლებრივი აქტები ჯგუფდება ცალ-ცალკე;

გ)   პირადი   შემადგენლობის   სამართლებრივი   აქტები   ჯგუფდება   მათი   შენახვის   დადგენილი   ვადების შესაბამისად.  პირადი  შემადგენლობის  სამართლებრივი  აქტები,  რომლებიც  ეხება  დაწესებულების საქმიანობის  სხვადახვა  მხარეს  (სამუშაოზე  მიღება, გადაადგილება,  გათავისუფლება,  მივლინებები  და ა.შ.), ჯგუფდება ცალკეულ საქმეებად;

დ) პირად საქმეებში დოკუმენტების განლაგება ხდება ქრონოლოგიურად მათი შემოსვლის მიხედვით;

ე)  თვითმმართველობის მოსამსახურეთა ხელფასის პირადი ანგარიშები ჯგუფდება ცალკე საქმეებად და განლაგდება ანბანური თანმიმდევრობით გვარების მიხედვით;

ვ)  მოქალაქეთა  წინადადებები,  განცხადებები  და საჩივრები დაწესებულების  მუშაობის  საკითხებზე,  ყველა დოკუმენტი მათი განხილვისა და შესრულების შესახებ ჯგუფდება პირად საკითხებზე მოქალაქეთა განცხადებებისაგან განცალკევებით;

ზ)  მიმოწერა ჯგუფდება კალენდარული წლის მიხედვით და მისი სისტემატიზაცია ხორციელდება ქრონოლოგიური   თანმიმდევრობით.   დოკუმენტი – პასუხი თავსდება დოკუმენტ – შეკითხვის   შემდეგ. გარკვეულ  საკითხზე  წინა წელს დაწყებული მიმოწერის  განახლების  შემთხვევაში  დოკუმენტები  შეიტანება მიმდინარე წლის საქმეში წინა წლის საქმის ინდექსის მითითებით.

2. დოკუმენტების მომზადება არქივში ჩასაბარებლად მოიცავს:

ა) დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის მოწყობას;

ბ) საქმეთა გაფორმებას;

გ) საქმეთა აღწერების შედგენას;

დ) დოკუმენტებისა და საქმეების გასანადგურებლად გამოყოფის აქტების შედგენას.

2. დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზა ტარდება თვითმმართველობის საექსპერტო კომისიის მიერ თვითმმართველობის დოკუმენტების საქმეთა ნომენკლატურების საფუძველზე.

2. ელექტრონული დოკუმენტების ექსპერტიზის პირველ ეტაპზე არქივი მუნიციპალიტეტის კანცელარიასთან ან იმ სამსახურთან ერთად, რომელიც პასუხისმგებელია დაწესებულებაში საინფორმაციო ტექნოლოგიების ფუნქციონირებაზე,  განსაზღვრავს  სისტემების,  თემებისა  და პროექტების  ნუსხას,  რომელთა  დოკუმენტებს ექსპერტიზის  საერთო  კრიტერიუმების  შესაბამისად  შეიძლება  ჰქონდეთ  ფასეულობა.  ნუსხის  ფარგლებში ტარდება   ელექტრონული   დოკუმენტების   შერჩევა  მუდმივ  და  ხანგრძლივ  შესანახად;  ნუსხა  მტკიცდება დაწესებულების საექსპერტო კომისიის მიერ.

3. ელექტრონული დოკუმენტაციის ექსპერტიზა საექსპერტო კომისიის მიერ ტარდება ტრადიციულ მატარებლებზე    დაწესებულებების     დოკუმენტაციასთან     ურთიერთკავშირში    (კომპლექსში    გამოიყენება ზოგადი და სპეციალური კრიტერიუმების სისტემა: დოკუმენტის მნიშვნელობა, სისრულე; დოკუმენტის ავთენტიკურობა; საარქივო შესანახად მიღებულ დოკუმენტებში დუბლირებული ინფორმაციის არსებობა);

4.ელექტრონული დოკუმენტების არქივში შესანახად მიღების დროს მხედველობაში მიიღება შემდეგი ფაქტორები:

ა)  შეზღუდვები ელექტრონული დოკუმენტების მიღებისას;

ბ) ელექტრონული დოკუმენტის შექმნის პროცესის დასრულება;

გ) არქივში მიღების დროს ელექტრონული დოკუმენტების სხვა ფორმატში შესაძლო გადატანის ღირებულება;

დ) საკანონმდებლო აქტების არსებობა, რომლებიც აბრკოლებს ელექტრონული დოკუმენტების გადაცემას;

ე) აუცილებელი    თანდართული    დოკუმენტაციის    არსებობა,    ელექტრონული    მოწყობილობის    ტიპის შესაბამისობა ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის სხვადასხვა რეჟიმებთან;

ვ) დოკუმენტების შენახვის ხარჯი.

5. ელექტრონული   დოკუმენტების დაწესებულების არქივში გადასაცემად მომზადება   შედგება  შემდეგი ეტაპებისაგან:

ა)  არქივში გადასაცემი მანქანური მატარებლების ფიზიკური მდგომარეობის შემოწმება;

ბ) ელექტრონული დოკუმენტების ჩაწერა მანქანურ მატარებლებზე;

გ)  ჩაწერის ხარისხის შემოწმება;

დ) ელექტრონული დოკუმენტების აღწერა;

ე) შესანახ ერთეულებზე   (ფუტლარებზე)   საარქივო   შიფრების დასმა მუდმივად შესანახი და პირადი შემადგენლობის ელექტრონული დოკუმენტების საარქივო ანაწერის (ანაწერების) შესაბამისად;

ვ)  თანდართული დოკუმენტაციის კომპლექტის მომზადება.

6. ელექტრონული დოკუმენტების თანდართული დოკუმენტაცია უნდა უზრუნველყოფდეს მათ დაცვასა და გამოყენებას. მასში აისახება შემდეგი ინფორმაცია:

ა)  დოკუმენტის სახელწოდება;

ბ)  დოკუმენტის შექმნის თარიღი;

გ)  დოკუმენტის შინაარსის დახასიათება (ანოტაცია);

დ) დოკუმენტის ფიზიკური სტრუქტურა;

ე) დოკუმენტის მოცულობა.

2. შენახვის ვადების მიხედვით ტარდება საქმეთა სრული ან ნაწილობრივი გაფორმება;

3. სრულ გაფორმებას ექვემდებარება მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახი და პირადი შემადგენელობის საქმეები;

4. საქმეთა სრული გაფორმება ითვალისწინებს:

ა) საქმეთა ჩაკერებას ან აკინძვას;

ბ) საქმის ფურცლების ნუმერაციას;

გ) დამადასტურებელი ფურცლის შედგენას;

დ) საჭიროების შემთხვევაში დოკუმენტების შიდა ანაწერის შედგენას;

ე) საქმის გარეკანის რეკვიზიტებში  საჭირო დაზუსტებების შეტანას (დაწესებულების  სახელწოდების, საქმის სარეგისტრაციო ინდექსის, კიდური თარიღების, სათაურის დაზუსტება);

5. დროებით (10  წლის  ჩათვლით)  შესანახი  საქმეები  ექვემდებარება  ნაწილობრივ  გაფორმებას: დასაშვებია საქმეში არ ჩატარდეს დოკუმენტების სისტემატიზაცია, არ დაინომროს საქმის ფურცლები, არ შედგეს დამადასტურებელი წარწერები.

2.  საარქივო  ანაწერი  წარმოადგენს  საარქივო  ცნობარს,  რომელიც  შეიცავს  საარქივო  შესანახი  ერთეულების სისტემატიზებულ ნუსხას და განკუთვნილია მათი აღრიცხვისა და შინაარსის გასახსნელად;

3.  საარქივო ანაწერები დგება ცალკე:

ა) მუდმივად შესანახ საქმეებზე;

ბ)  ხანგრძლივად შესანახ საქმეებზე;

გ) პირადი შემადგენლობის საქმეებზე.

4. ცალკე ანაწერი წარმოადგენს საქმეთა ჩამონათვალს დამოუკიდებელი მთლიანი (რიგითი) ნუმერაციით;

5. დაწესებულებაში, თითოეულ სტრუქტურულ ქვედანაყოფში ანაწერები დგება ყოველწლიურად არქივის უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით. ამ ანაწერებით დოკუმენტები გადაეცემა არქივს. სტრუქტურული ქვედანაყოფების მიერ მომზადებული ანაწერების საფუძველზე დგება დაწესებულების საქმეთა კრებსითი ანაწერი, რომელსაც ამზადებს არქივი და რომლის მიხედვითაც იგი აბარებს საქმეებს მუდმივ შესანახად;

6.  სტრუქტურული  ქვედანაყოფის  საქმეთა  ანაწერები  დგება  სამ  ეგზემპლარად  და  წარედგინება დაწესებულების არქივს საქმისწარმოებაში საქმეთა დამთავრებიდან ერთი წლის შემდეგ;

7.  სტრუქტურული  ქვედანაყოფის  საქმეთა  ანაწერის  აღწერილობითი  სტატია  შედგება  შემდეგი ელემენტებისაგან:

ა)  საქმის (ტომის, ნაწილის) რიგითი ნომერი ანაწერის მიხედვით;

ბ) საქმის (ტომის, ნაწილის) ინდექსი;

ბ)  საქმის (ტომის, ნაწილის) სათაური, რომელიც სრულად შეესაბამება მის სათაურს საქმის გარეკანზე;

დ) საქმის (ტომის, ნაწილის) თარიღი;

ე)  საქმეში (ტომში, ნაწილში) ფურცლების რაოდენობა;

ვ) საქმის შენახვის ვადა.

8.   სტრუქტურული   ქვედანაყოფის   საქმეთა   ანაწერის   შედგენის   დროს   დაცული   უნდა   იყოს   შემდეგი მოთხოვნები:

ა)   ანაწერში   საქმეთა   სათაურები   შეიტანება   საქმეთა   ნომენკლატურის   საფუძველზე   სისტემატიზაციის მიღებული სქემის შესაბამისად;

ბ)  თითოეული  საქმე ანაწერში შეიტანება დამოუკიდებელი  რიგითი  ნომრით  (თუ საქმე შედგება რამდენიმე ტომისა ან ნაწილისაგან, თითოეული ტომი თუ ნაწილი ანაწერში შეიტანება დამოუკიდებელი ნომრით);

გ)  ანაწერში საქმეთა ნუმერაციის წესია მთლიანი ნუმერაცია რამდენიმე წლის განმავლობაში; სტრუქტურული ქვედანაყოფების ანაწერებისათვის ნომრების მიკუთვნების წესი დგინდება არქივთან შეთანხმებით;

დ)  ანაწერის გრაფები ივსება იმ ცნობების მიხედვით, რომლებიც გამოტანილია საქმის გარეკანზე;

ე)   ანაწერში  ერთიმეორის  მიყოლებით  ერთნაირი  სათაურების  მქონე  საქმეების  შეტანის  დროს  მთლიანად იწერება   პირველი  საქმის  სათაური,  ხოლო  ყველა  დანარჩენი  ერთგვაროვანი   საქმე  აღინიშნება  სიტყვით «იგივე», ამასთან სხვა ცნობები საქმის შესახებ ანაწერში შეიტანება მთლიანად (ანაწერის თითოეულ ახალ ფურცელზე სათაური იწერება მთლიანად);

ვ)  ანაწერის  გრაფა  „შენიშვნა“  გამოიყენება  აღნიშვნებისათვის  საქმეთა  მიღების,  მათი  ფიზიკური მდგომარეობის  თავისებურებების,  საქმეთა  სხვა  სტრუქტურულ  ქვედანაყოფებში  გადაცემის  (აუცილებელი აქტის მითითებით), პირების არსებობის შესახებ და ა.შ;

9.  ანაწერის   ბოლოს   უკანასკნელი   აღწერილობითი   სტატიის   შემდეგ   კეთდება  შემაჯამებელი   ჩანაწერი, რომელშიც მიეთითება (ციფრებითა და სიტყვებით) საქმეთა რაოდენობა, საქმეთა პირველი და ბოლო ნომრები საქმეთა ანაწერის მიხედვით, აგრეთვე ანაწერში საქმეთა ნუმერაციის თავისებურებანი (სალიტერო და გამოტოვებული ნომრების არსებობა);

10. სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეთა ანაწერს ხელს აწერს შემდგენელი მისი თანამდებობის მითითებით და ამტკიცებს სტრუქტურული ქვედანაყოფის ხელმძღვანელი;

11. დაწესებულების არქივის მოთხოვნით ანაწერისათვის შეიძლება შედგეს სარჩევი, შემოკლებათა სია, საძიებლები.

2. იმ აქტების ნუსხას, რომლებსაც აბარებენ მუდმივად შესანახად, ამტკიცებს დაწესებულების ხელმძღვანელი საარქივო დაწესებულების მიერ იმავე პერიოდის მუდმივად შესანახ საქმეთა ანაწერების დამტკიცების შემდეგ.

2.  დაწესებულების არქივში საქმეთა გადაცემა ხორციელდება არქივის მიერ შედგენილი გრაფიკის მიხედვით, რომელიც შეთანხმებულია არქივში დოკუმენტების ჩამბარებელი სტრუქტურული ქვედანაყოფების ხელმძღვანელებთან და დამტკიცებულია დაწესებულების ხელმძღვანელის მიერ;

3. სტრუქტურული  ქვედანაყოფის  საქმეების  დაწესებულების  არქივში გადასაცემად  მომზადების  პერიოდში არქივის თანამშრომელი  წინასწარ ამოწმებს მათი ფორმირებისა და გაფორმების სისწორეს, აგრეთვე ანაწერში შეტანილ   საქმეთა   რაოდენობის   შესაბამისობას   დაწესებულების   საქმეთა   ნომენკლატურის   შესაბამისად შემოღებულ საქმეთა რაოდენობასთან. სტრუქტურული ქვედანაყოფების მუშაკები ვალდებულნი არიან გამოასწორონ   შემოწმების   დროს   საქმეთა   ფორმირებასა   და   გაფორმებაში   გამოვლენილი   ყველა  ნაკლი. საქმეების არარსებობის გამოვლენისას დგება შესაბამისი ცნობა;

4. თითოეული საქმის მიღება ხორციელდება არქივზე პასუხისმგებელი  პირის (სპეციალური თანამშრომლის) მიერ სტრუქტურული  ქვედანაყოფის  მუშაკის თანდასწრებით.  ამასთან ანაწერის ორივე ეგზემპლარზე მასში შეტანილი  თითოეული  საქმის გასწვრივ კეთდება აღნიშვნა საქმის არსებობის შესახებ. ანაწერის თითოეული ეგზემპლარის ბოლოს ციფრებითა და სიტყვებით მიეთითება არქივში ფაქტობრივად მიღებულ საქმეთა რაოდენობა, არარსებულ საქმეთა ნომრები, საქმეთა მიღება-ჩაბარების თარიღი, აგრეთვე არქივზე პასუხისმგებელი პირის (არქივის თანამშრომლის) და საქმეთა გადამცემი პირის ხელმოწერები;

5. განსაკუთრებულად ღირებულ საქმეთა მიღების დროს მოწმდება საქმეებში ფურცლების რაოდენობა;

6. საქმეთა შეკვრები დაწესებულების არქივში ბარდება მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახურის თანამშრომელთა მიერ;

7. საქმეებთან   ერთად   არქივს   გადაეცემა   დოკუმენტების   სარეგისტრაციო   კარტოთეკები.   თითოეული კარტოთეკის დასახელება შეიტანება ანაწერში.

8. სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეების დაწესებულების არქივში გადასაცემად მომზადების პერიოდში არქივის თანამშრომელი წინასწარ ამოწმებს მათი ფორმირებისა და გაფორმების სისწორეს, აგრეთვე, ანაწერში შეტანილ საქმეთა რაოდენობის შესაბამისობას დაწესებულების საქმეთა რაოდენობასთან. სტრუქტურული ქვედანაყოფების მუშაკები ვალდებულნი არიან გამოასწორონ შემოწმების დროს საქმეთა ფორმირებასა და გაფორმებაში გამოვლენილი ყველა ნაკლი. საქმეების არსებობის გამოვლენისას დგება შესაბამისი ცნობა.