ამოცანები და ფუნქციები
1. ადმინისტრაციული დეპარტამენტის ძირითადი ამოცანაა:
ა) სამინისტროს საქმიანობის
გამჭვირვალობის უზრუნველყოფა;
ბ)კომპეტენციის ფარგლებში მინისტრისათვის ორგანიზაციულ-ტექნიკური და საინფორმაციო მომსახურების გაწევა;
გ) სამინისტროში დოკუმენტბრუნვის მოწესრიგება და საქმისწარმოების ერთიანი წესის დამკვიდრება;
დ)
სამინისტროს პროტოკოლური უზრუნველყოფა;
ე) საჯარო ინფორმაციის ხელმისაწვდომობისა და პროაქტიულად გამოქვეყნების უზრუნველყოფა;
ვ) სამინისტროს კომპეტენციას მიკუთვნებული საკითხების თაობაზე საზოგადოების ინფორმირება;
ზ)სამინისტროს მატერიალურ-ტექნიკური უზრუნველყოფა და სამინისტროს მოსამსახურეებისათვის სათანადო სამუშაო პირობების შექმნა;
თ) სამინისტროს კუთვნილი ავტოსატრანსპორტო საშუალებებისა და სხვა მატერიალურ-ტექნიკური საშუალებების ტექნიკური გამართულობის უზრუნველყოფა;
ი) სამინისტროს საქმიანობის შესახებ წლიური ანგარიშის მომზადება.
2. ადმინისტრაციული დეპარტამენტი მისთვის განსაზღვრულ ამოცანებს ახორციელებს მის დაქვემდებარებაში არსებული სამმართველოების მეშვეობით.
3. ადმინისტრაციული დეპარტამენტის სამმართველოების ფუნქციებია:
ა) საქმისწარმოების სამმართველოს მიმართულებით:
ა.ა) მატერიალური სახით შემოსული კორესპონდენციის
დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში (eDocument) ასახვა, რეგისტრაცია, დამუშავება, კლასიფიკაცია და ადრესატისათვის გაგზავნა;
ა.ბ) დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში ელექტრონულად (interflow) მიღებული
კორესპონდენციის რეგისტრაცია, შემდგომი დამუშავება და
ადრესატისათვის გაგზავნა, არსებული წესის შესაბამისად;
ა.გ) დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტების ასახვა, რეგისტრაცია, დამუშავება, კლასიფიკაცია და ადრესატისათვის გაგზავნა;
ა.დ) დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში რეგისტრირებული კორესპონდენციის (შემოსული და შიდა წერილების) შესრულების ვადების მონიტორინგი, არსებული წესის შესაბამისად;
ა.ე) სამინისტროს საქმეთა ნომენკლატურის შემუშავება, საქმეთა შენახვის ორგანიზება, სამინისტროს სტრუქტურული ქვედანაყოფების მიერ არქივისათვის გადასაცემი წარმოებადასრულებული საქმეების სათანადოდ გაფორმების სისწორესა და მათი არქივისათვის გადაცემაზე, აგრეთვე, სამინისტროს არქივის საქმიანობაზე კონტროლის განხორციელება, არქივში დაცული დოკუმენტების მოძიება და ასლების გაცემა;
ა.ვ) საიდუმლო საქმისწარმოების ორგანიზება; საიდუმლო კორესპონდენციის მიღების, რეგისტრაციის, მოძრაობის გაფორმების, გაგზავნის, დავალებათა შესრულების კონტროლის, საქმეთა ფორმირების, არქივში დოკუმენტაციის ჩაბარებისა და დაცვის ორგანიზაციის უზრუნველყოფა კანონმდებლობით დადგენილი წესით;
ა.ზ) კომპეტენციის ფარგლებში შესაბამისი სამართლებრივი აქტების პროექტების შემუშავება ან/და შემუშავებაში მონაწილეობა;
ა.თ) შესაბამისი სამართლებრივი აქტ(ებ)ით დამტკიცებული წესით სამინისტროს გერბიანი ბეჭდის, საქმისწარმოებისათვის ბეჭდებისა და შტამპების შენახვა-გამოყენების უზრუნველყოფა;
ა.ი) ელექტრონული და მატერიალური დოკუმენტების ასლების სათანადო წესით დამოწმებისა და გაცემის უზრუნველყოფა;
ა.კ) სამინისტროში შემოსული და კომპეტენციას მიკუთვნებულ საკითხებთან დაკავშირებული კორესპონდენციის განხილვა და შესაბამისი რეაგირება;
ა.ლ) მინისტრის/კურატორი მინისტრის მოადგილის ცალკეული დავალებებისა და მოქმედი კანონმდებლობით დადგენილ ფარგლებში დაკისრებული ფუნქციებისა და ამოცანების შესრულების მიზნით, სხვა უფლებამოსილებების განხორციელება.
ბ) მატერიალურ-ტექნიკური უზრუნველყოფის სამმართველოს მიმართულებით:
ბ.ა) სამინისტროს
ბალანსზე რიცხული ძირითადი აქტივებისა და მატერიალური მარაგების მართვა/აღრიცხვა/განაწილება და ექსპლუატაციისა და შენახვის წესების დაცვაზე ზედამხედველობის განხორციელება;
ბ.ბ) კომპეტენციის ფარგლებში სამინისტროს
ყოველწლიური მოთხოვნილებების შესაბამისად, სახელმწიფო შესყიდვის გეგმის შედგენის მიზნით, მარაგებისა და მატერიალური ფასეულობების მოთხოვნების სავარაუდო მოცულობებისა და ტექნიკური მახასიათებლების განსაზღვრა და შესაბამისი სტრუქტურული ქვედანაყოფისთვის წარდგენა;
ბ.გ) სამინისტროს სასაწყობე მეურნეობის გამართულად ფუნქციონირებისა და სწორად წარმართვის ორგანიზება;
საწყობში საქონლის მიღება/აღრიცხვა/დასაწყობება/გაცემა და პერიოდულად ნაშთების შედარება საფინანსო დეპარტამენტთან; კანონმდებლობით დადგენილი წესით, სასაწყობე მეურნეობაში შემავალ მატერიალურ ფასეულობაზე პასუხისმგებლობა, მისი სისტემატური განახლება/კონტროლი და შესაბამისი დოკუმენტაციის წარმოება;
ბ.დ) სამინისტროს ავტოპარკის მართვა/კონტროლი/მონიტორინგი, ავტოსატრანსპორტო საშუალებების აღრიცხვა და მათი გამართული ფუნქციონირების უზრუნველყოფა,დანიშნულების მიხედვით მათი განაწილება. სამინისტროს ავტოპარკის განახლების მიზნით შესასყიდი ან/და ჩასანაცვლებელი ავტომანქანების ტექნიკური მახასიათებლების განსაზღვრა კანონმდებლობის შესაბამისად;
ბ.ე) ავტოტრანსპორტის გეგმიური და არაგეგმიური მომსახურეობის გაწევაზე (რემონტი) ზედამხედველობა და შესაბამისი დოკუმენტაციის წარმოება;
ბ.ვ) სამინისტროს სარგებლობისთვის განკუთვნილ შენობა-ნაგებობების
სარემონტო, კაპიტალური შეკეთებისა და სარეკონსტრუქციო სამუშაოთა ორგანიზებისა და ტექნიკური ზედამხედველობის უზრუნველყოფა; სარემონტო და სარეკონსტრუქციო სამუშაოებთან დაკავშირებული საკითხების ინიციირება, შესაბამისი სამუშაოების დაგეგმვა, საჭირო დოკუმენტაციის წარმოება, ასევე სამინისტროს ბალანსზე რიცხული უძრავი ქონების ექსპლუატაციისას გამოვლენილი ნაკლოვანებების აღმოფხვრისათვის წინადადებების მომზადება;
ბ.ზ) სამინისტროს ბალანსზე რიცხული შენობა-ნაგებობების უწყვეტი ელექტროენერგიით, გაზითა და წყლით მომარაგების უზრუნველყოფა და ტექნიკური მდგომარეობის ზედამხედველობა; სანიტარიულ-ჰიგიენური და სახანძრო უსაფრთხოების ნორმების დაცვის უზრუნველყოფა;
ბ.თ) კომპეტენციის ფარგლებში, ხელშეკრულებების (მათ შორის, მატერიალურ-ტექნიკური უზრუნველყოფის შესახებ სახელმწიფო შესყიდვების ხელშეკრულებები)
გათვალისწინებული ვალდებულებების შესრულების მონიტორინგი;
ბ.ი) სამინისტროს
ბალანსზე რიცხული ქონების მატერიალურ პასუხისმგებელ პირებზე გადაცემის გაფორმება დადგენილი წესის თანახმად და შესაბამისი რეესტრის წარმოება; ქვედანაყოფებში არსებული მატერიალური ფასეულობების აღრიცხვიანობის პერიოდულად შემოწმება ადგილებზე და გამოვლენილი დარღვევების აღმოფხვრის მიზნით შესაბამისი რეაგირება;
ბ.კ) კომპეტენციის ფარგლებში, სამინისტროში არსებულ საინვენტარიზაციო კომისიასთან ერთად, ინვენტარიზაციის პროცესში მონაწილეობის მიღება, სამინისტროს ბალანსზე არსებული ძირითადი საშუალებებისა და მცირეფასიანი ინვენტარის ჩამოწერა/გადაცემასთან დაკავშირებული საკითხების ორგანიზება კანონმდებლობით დადგენილი წესის შესაბამისად;
ბ.ლ) სამინისტროში შემოსული და კომპეტენციას მიკუთვნებულ საკითხებთან დაკავშირებული კორესპონდენციის განხილვა და შესაბამისი რეაგირება;
ბ.მ) მინისტრის/კურატორი მინისტრის მოადგილის ცალკეული დავალებებისა და მოქმედი კანონმდებლობით დადგენილ ფარგლებში დაკისრებული ფუნქციებისა და ამოცანების შესრულების მიზნით, სხვა უფლებამოსილებების განხორციელება.
დანართი 1.2
საბიუჯეტო დეპარტამენტის დებულე