მუხლი 15. ადმინისტრაციული უზრუნველყოფის სამმართველოს ფუნქციები და საქმიანობის წესი

1. ადმინისტრაციული უზრუნველყოფის სამმართველოს ფუნქციებია:

ა) სააგენტოში საქმისწარმოების ორგანიზება;

ბ) სააგენტოში საარქივო საქმიანობის ორგანიზება;

გ) ცხელი ხაზის ფუნქციონირების უზრუნველყოფა;

დ) თავმჯდომარის საქმიანობის ხელშეწყობა;

ე) კომპეტენციის ფარგლებში, სააგენტოში შემოსული კორესპონდენციის დადგენილი წესით განხილვა და მათზე რეაგირება;

ვ) კომპეტენციის ფარგლებში, თავმჯდომარესთან ან/და დეპარტამენტის უფროსთან შეთანხმებით, სხვადასხვა ორგანიზაციასთან სააგენტოს/დეპარტამენტის/სამმართველოს წარმომადგენლობა;

ზ) თავმჯდომარის ან/და დეპარტამენტის უფროსის მიერ სამმართველოს საქმიანობასთან დაკავშირებით დაკისრებული სხვა ფუნქციების შესრულება.

2. ადმინისტრაციული უზრუნველყოფის სამმართველოს ხელმძღვანელობს უფროსი, რომელიც:

ა) წარმართავს სამმართველოს საქმიანობას;

ბ) ანაწილებს სამუშაოს სამმართველოს თანამშრომლებს შორის;

გ) ზედამხედველობს და აკონტროლებს სამმართველოს თანამშრომლების მიერ თავიანთი მოვალეობების შესრულებას;

დ) პასუხისმგებელია სამმართველოსთვის დაკისრებული ამოცანებისა და ფუნქციების შესრულებაზე;

ე) ვიზირებას უკეთებს სამმართველოში, აგრეთვე, კომპეტენციის ფარგლებში, სააგენტოს სხვა სტრუქტურული ერთეულის ან თანამშრომლის მომზადებულ დოკუმენტებს;

ვ) საჭიროების შემთხვევაში, უშუალოდ ახორციელებს სამმართველოსთვის დაკისრებულ ფუნქციებს;

ზ) დეპარტამენტის უფროსს წარუდგენს ანგარიშს სამმართველოს საქმიანობის შესახებ;

თ) კომპეტენციის ფარგლებში, თავმჯდომარესთან ან/და დეპარტამენტის უფროსთან შეთანხმებით, სხვადასხვა ორგანიზაციასთან წარმოადგენს სააგენტოს/დეპარტამენტს/სამმართველოს;

ი) წარუდგენს დეპარტამენტის უფროსს წინადადებას სამმართველოს თანამშრომელთა წახალისების ან მათთვის დისციპლინური პასუხისმგებლობის დაკისრების შესახებ;

კ) შუამდგომლობს სამმართველოს თანამშრომელთა კვალიფიკაციის ამაღლებისა და გადამზადების შესახებ;

ლ) შუამდგომლობს სამმართველოსთვის დაკისრებული ამოცანების შესასრულებლად საჭირო მატერიალურ-ტექნიკური საშუალებების შეძენისა და გამოყოფის თაობაზე;

მ) თავისი ფუნქციების განსახორციელებლად ამზადებს წარდგინებებსა და მოხსენებით ბარათებს;

ნ) ასრულებს თავმჯდომარის ან/და დეპარტამენტის უფროსის მიერ სამმართველოს საქმიანობასთან დაკავშირებით დაკისრებულ სხვა ფუნქციებს.

3. სამმართველოს უფროსის არყოფნის ან მის მიერ სამსახურებრივი უფლებამოსილების განხორციელების შეუძლებლობის შემთხვევაში, სამმართველოს უფროსის მოვალეობას, სამმართველოს უფროსის ზეპირი ან/და წერილობითი წარდგინებით, თავმჯდომარის განკარგულების საფუძველზე, ასრულებს სამმართველოს ერთ-ერთი თანამშრომელი.

4. ადმინისტრაციული უზრუნველყოფის სამმართველოს მთავარი სპეციალისტი:

ა) ორგანიზებას უწევს სააგენტოში საქმისწარმოებას;

ბ) დადგენილი წესით იღებს, ამუშავებს და აგზავნის, სისტემატიზაციას უკეთებს და არეგისტრირებს სააგენტოს ოფიციალურ კორესპონდენციას;

გ) დროულად წარუდგენს სააგენტოში შემოსულ კორესპონდენციას თავმჯდომარეს ან/და, კომპეტენციის ფარგლებში, შესაბამის კურატორ თავმჯდომარის მოადგილეს;

დ) არეგისტრირებს და სისტემატიზაციას უკეთებს თავმჯდომარის განკარგულებებს (გარდა საკადრო საკითხებთან დაკავშირებული აქტებისა);

ე) უზრუნველყოფს საქმისწარმოებისათვის საჭირო ბეჭდებისა და შტამპების შენახვისა და გამოყენების კონტროლს;

ვ) ასრულებს თავმჯდომარის, დეპარტამენტის უფროსის ან/და სამმართველოს უფროსის მიერ საქმისწარმოებასთან დაკავშირებით დაკისრებულ სხვა ფუნქციებს.

5. ადმინისტრაციული უზრუნველყოფის სამმართველოს წამყვანი სპეციალისტი:

ა) დახმარებას უწევს ადმინისტრაციული უზრუნველყოფის სამმართველოს მთავარ სპეციალისტს საქმიანობაში;

ბ) დადგენილი წესით იღებს, ამუშავებს და აგზავნის, სისტემატიზაციას უკეთებს და არეგისტრირებს სააგენტოს ოფიციალურ კორესპონდენციას;

გ) დროულად წარუდგენს სააგენტოში შემოსულ კორესპონდენციას თავმჯდომარეს ან/და, კომპეტენციის ფარგლებში, შესაბამის კურატორ თავმჯდომარის მოადგილეს;

დ) არეგისტრირებს და სისტემატიზაციას უკეთებს თავმჯდომარის განკარგულებებს (გარდა საკადრო საკითხებთან დაკავშირებული აქტებისა);

ე) ასრულებს თავმჯდომარის, დეპარტამენტის უფროსის ან/და სამმართველოს უფროსის მიერ საქმისწარმოებასთან დაკავშირებით დაკისრებულ სხვა ფუნქციებს.

6. ადმინისტრაციული უზრუნველყოფის სამმართველოს სპეციალისტი (არქივარიუსი):

ა) ორგანიზებას უწევს სააგენტოში საარქივო საქმიანობას;

ბ) ღებულობს სააგენტოს სტრუქტურული ერთეულების დოკუმენტებს, აღრიცხავს არქივში და უზრუნველყოფს მათ დაცვას;

გ) უზრუნველყოფს სააგენტოს სტრუქტურული ერთეულებისთვის არქივში დაცული დოკუმენტების გადაცემას, მათი დროულად დაბრუნების კონტროლსა და აღრიცხვას;

დ) ქმნის და სისტემატურად აუმჯობესებს არქივის დოკუმენტების საცნობარო კატალოგს;

ე) ამზადებს დოკუმენტებს ეროვნული საარქივო ფონდისთვის გადასაცემად, შესაბამისი ნორმატიული აქტით დადგენილი ვადებისა და მოთხოვნების შესაბამისად;

ვ) ასრულებს თავმჯდომარის, დეპარტამენტის უფროსის ან/და სამმართველოს უფროსის მიერ არქივარიუსის საქმიანობასთან დაკავშირებით დაკისრებულ სხვა ფუნქციებს.

7. ადმინისტრაციული უზრუნველყოფის სამმართველოს სპეციალისტი (ცხელი ხაზის ოპერატორი):

ა) პასუხობს სააგენტოს ცხელ ხაზზე შემოსულ ზარებს და, კომპეტენციის ფარგლებში, კონსულტაციას უწევს ზარის განმახორციელებელს სახელმწიფო შესყიდვების ერთიანი ელექტრონული სისტემის გამოყენებისა და სახელმწიფო შესყიდვების სფეროსთან დაკავშირებული სხვადასხვა საკითხის თუ სიახლის შესახებ;

ბ) ამისამართებს ზარის განმახორციელებელს სააგენტოს შესაბამის სტრუქტურულ ერთეულთან, თუ კონსულტაციის გაწევა აღემატება მისი კომპეტენციის ფარგლებს;

გ) კომპეტენციის ფარგლებში, პასუხობს სააგენტოს ელექტრონულ ფოსტაზე შემოსულ კითხვებს ან ამისამართებს მათ შესაბამის სტრუქტურულ ერთეულში, თუ კითხვაზე პასუხის გაცემა აღემატება მისი კომპეტენციის ფარგლებს;

დ) აკონტროლებს სააგენტოს ელექტრონულ ფოსტაზე შემოსულ წერილებს, კანცელარიაში დასარეგისტრირებლად უგზავნის მათ სამმართველოს მთავარ ან წამყვან სპეციალისტს;

ე) აღრიცხავს ხშირად დასმულ კითხვებს და პერიოდულად წარუდგენს მათ სააგენტოს შესაბამის სტრუქტურულ ერთეულებს;

ვ) ასრულებს თავმჯდომარის, დეპარტამენტის უფროსის ან/და სამმართველოს უფროსის მიერ დაკისრებულ სხვა ფუნქციებს.

8. ადმინისტრაციული უზრუნველყოფის სამმართველოს სპეციალისტი (თავმჯდომარის მდივანი):

ა) ორგანიზებას უწევს თავმჯდომარის ყოველდღიურ საქმიანობას, ადგენს მისი საქმიანობის დღის განრიგს;

ბ) გეგმავს და ორგანიზებას უწევს თავმჯდომარის შეხვედრებს, საჭიროების შემთხვევაში, ადგენს შეხვედრის ოქმებსა და სხვა საჭირო დოკუმენტებს;

გ) ორგანიზებას უწევს თავმჯდომარის მიერ სააგენტოს თანამშრომლების, სტუმრებისა და სხვა პირების მიღებას;

დ) კოორდინაციას უწევს თავმჯდომარის მიერ სააგენტოს სტრუქტურული ერთეულებისა და თანამშრომლებისთვის დავალებების მიცემასა და მათ შესრულებას;

ე) თავმჯდომარის დავალებით, ამზადებს შესაბამის კორესპონდენციას;

ვ) თავმჯდომარის დავალებით, პასუხობს სატელეფონო ზარებს, ელექტრონულ ფოსტაზე შემოსულ წერილებს და ურთიერთობს დაინტერესებულ პირებთან;

ზ) ასრულებს თავმჯდომარის მიერ დაკისრებულ სხვა ფუნქციებს.

საერთაშორისო ურთიერთობების სამსახუ