1. სისტემაში მსჯავრდებულის ფოტოსურათის შეტანის მიზნით, ბიუროში მსჯავრდებულის პირველივე გამოცხადების დღეს, ოფიცერი/უფლებამოსილი პირი ახდენს მსჯავრდებულის ფოტოგრაფირებას. ფოტოსურათი არ უნდა იყოს ბუნდოვანი და მსჯავრდებულს არ უნდა ჰქონდეს სახე დაფარული.
2. სისტემაში მსჯავრდებულის ფოტოსურათის შეტანას უზრუნველყოფს საქმისმწარმოებელი ოფიცერი, რომელიც სისტემაში ასევე ჩამოტვირთავს მსჯავრდებულის ფოტოსურათს სამოქალაქო რეესტრის ან/და პენიტენციური დეპარტამენტის მონაცემთა ბაზებიდან.
3. სისტემაში მსჯავრდებულის ფოტოსურათის განახლება უნდა განხორციელდეს არანაკლებ 6 თვეში ერთხელ, ხოლო თუ მსჯავრდებულის გარეგნობა არსებითად შეიცვალა, ამ ფაქტის თაობაზე ინფორმაციის მიღებიდან მსჯავრდებულის უახლოეს გამოცხადების დღე