საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ადმინისტრაციული დეპარტამენტის დებულების დამტკიცების შესახებ

საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ადმინისტრაციული

დეპარტამენტის დებულება

მუხლი 1. ზოგადი დებულებანი

1. საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს (შემდგომში – სამინისტრო) ადმინისტრაციული დეპარტამენტი (შემდგომში – დეპარტამენტი) არის სამინისტროს სტრუქტურული ქვედანაყოფი, რომლის ამოცანაა სამინისტროს ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული საქმიანობის უზრუნველყოფა, რაც მოიცავს: სამინისტროს სისტემის ფინანსურ უზრუნველყოფას, სამინისტროს ბიუჯეტის დაგეგმვას და ფორმირებას, საქართველოს სახელმწიფო ბიუჯეტიდან გამოყოფილი სახსრებით დამტკიცებული გეგმის ფარგლებში საზღვარგარეთის ქვეყნებში არსებული სამინისტროს სტრუქტურული ქვედანაყოფების დაფინანსებას და საბიუჯეტო სახსრების მიზნობრიობის განსაზღვრას და გამოყენების უზრუნველყოფას; სამინისტროში ბუღალტრული აღრიცხვისა და ანგარიშგების წარმოებას; „სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად სამინისტროს სისტემის საჭიროებისათვის საქონლის, მომსახურებისა და სამუშაოთა შესყიდვის დაგეგმვას, განხორციელებას და კონტროლს; სამინისტროს სისტემის ფინანსური წესრიგის უზრუნველსაყოფად სამართლებრივი აქტების პროექტების მომზადებას და დასამტკიცებლად წარდგენას; სამინისტროს სისტემის სამუშაო პირობების მატერიალურ-ტექნიკურ უზრუნველყოფას, სამინისტროს უძრავი და მოძრავი ქონების აღრიცხვასა და კონტროლს, დაპროექტების, მშენებლობის, მიმდინარე კაპიტალური შეკეთებისა და რეკონსტრუქციის სამუშაოთა ორგანიზებას; სამინისტროს ხელმძღვანელ პირთა საკონტროლო დავალებების შესრულების კონტროლს და საქმისწარმოების ფუნქციების განხორციელებას, საარქივო საქმისწარმოებას, დიპლომატიური ფოსტის ორგანიზებას; სამინისტროში საიდუმლო დოკუმენტბრუნვის სისტემატიზაციას და საიდუმლო საქმისწარმოების განხორციელებას, სამინისტროს სისტემაში სახელმწიფო საიდუმლოების რეჟიმის უზრუნველყოფის ღონისძიებათა შემუშავებას და სახელმწიფო საიდუმლოების დაცვის უზრუნველყოფის კონტროლს; სამინისტროს ერთიანი საინფორმაციო-კომპიუტერულ მონაცემთა ბაზის შექმნას და საინფორმაციო ტექნოლოგიების მართვას, კიბერ-სივრცის უსაფრთხოების უზრუნველყოფას, სამინისტროს ლოკალური კომპიუტერული ქსელის მომსახურებას, სამინისტროს ცენტრალურ აპარატსა და საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიურ წარმომადგენლობებსა და საკონსულო დაწესებულებებში ელექტრონული კავშირის სისტემის გამართული ფუნქციონირების ორგანიზებას, სამინისტროს შიდა სატელევიზიო ქსელით უზრუნველყოფას, შიდა სატელეფონო და საერთაშორისო კავშირების ორგანიზებას.

2. დეპარტამენტი თავის საქმიანობაში ხელმძღვანელობს საქართველოს კონსტიტუციით, საქართველოს საერთაშორისო ხელშეკრულებებით, საქართველოს საკანონმდებლო და კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტებით და საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის (შემდგომში – მინისტრი) სამართლებრივი აქტებით.

მუხლი 2. დეპარტამენტის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციები

დეპარტამენტის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) სამინისტროს ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული საქმიანობის უზრუნველყოფა, არასაიდუმლო და საიდუმლო საქმისწარმოების განხორციელება;

ბ) საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის მიერ დასახულ კონკრეტულ მიმართულებათა მიხედვით სამინისტროს ბიუჯეტის ფორმირება; დამტკიცებულ ასიგნებათა ფარგლებში სამინისტროს ცენტრალური აპარატის, საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებების; სამინისტროს საფინანსო სისტემის სრულყოფასთან დაკავშირებული საკანონმდებლო და კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტების, ინსტრუქციებისა და მეთოდური მითითებების პროექტების მომზადებაში მონაწილეობის მიღება;

გ) სამინისტროს ცენტრალური აპარატის ბუღალტრული აღრიცხვისა და ანგარიშგების განხორციელება; საზღვარგარეთ სამინისტროს ქვედანაყოფების, საბუღალტრო აღრიცხვა-ანგარიშგების კანონმდებლობის შესაბამისად წარმართვის ხელშეწყობა; ნაერთი ანგარიშგების შედგენა და დადგენილ ვადებში საქართველოს ფინანსთა სამინისტროში წარდგენა;

დ) „სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ“ საქართველოს კანონით, „სახელმწიფო საიდუმლოების შესახებ“ საქართველოს კანონითა და სხვა შესაბამისი ნორმატიული აქტებით გათვალისწინებული პროცედურების დაცვით სახელმწიფო შესყიდვების განხორციელება, განხორციელებული შესყიდვების მონიტორინგი და სახელმწიფო შესყიდვების ანგარიშგება შესყიდვების ერთიანი ელექტრონული სისტემის საშუალებით;

ე) სამინისტროს უძრავი და მოძრავი ქონების მიღება, აღრიცხვა, დასაწყობება, განაწილება და კონტროლი; სამინისტროს ცენტრალური აპარატის შენობა-ნაგებობების, საინჟინრო სისტემების და კომუნიკაციების ტექნიკური მომსახურება, მათი ექსპლუატაცია, სანიტარიულ-ჰიგიენური, სახანძრო უსაფრთხოებისა და შრომის უსაფრთხოების ნორმების დაცვის ორგანიზება;

ვ) სამინისტროს თანამშრომელთა ტრანსპორტით მომსახურება;

ზ) მკაცრი აღრიცხვის ფორმების (ვიზის ბლანკის და საქართველოში დასაბრუნებელი მოწმობის) მიღება, აღრიცხვა, დასაწყობება და მოთხოვნის შესაბამისად გაცემის უზრუნველყოფა;

თ) სამინისტროში საიდუმლო დოკუმენტბრუნვის სისტემატიზაცია;

ი) სამინისტროს სისტემაში სახელმწიფო საიდუმლოების რეჟიმის უზრუნველყოფის ღონისძიებათა შემუშავება და სახელმწიფო საიდუმლოების დაცვის უზრუნველყოფის კონტროლი;

კ) სამინისტროს ერთიანი საინფორმაციო-კომპიუტერულ მონაცემთა ბაზის შექმნა და საინფორმაციო ტექნოლოგიების მართვა;

ლ) კიბერსივრცის უსაფრთხოების უზრუნველყოფა;

მ) სამინისტროს ლოკალური კომპიუტერული ქსელის მომსახურება, სამინისტროს ცენტრალურ აპარატსა და საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიურ წარმომადგენლობებსა და საკონსულო დაწესებულებებში ელექტრონული კავშირის სისტემის გამართული ფუნქციონირების ორგანიზება;

ნ) სამინისტროს შიდა სატელევიზიო ქსელით უზრუნველყოფა, შიდა სატელეფონო და საერთაშორისო კავშირების ორგანიზება.

მუხლი 3. დეპარტამენტის ხელმძღვანელობა

1. დეპარტამენტს ხელმძღვანელობს პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი (შემდგომში- ხელმძღვანელი), რომელსაც კანონმდებლობით დადგენილი წესით, ადმინისტრაციული ხელშეკრულების საფუძველზე, თანამდებობაზე ნიშნავს და თანამდებობიდან ათავისუფლებს მინისტრი.

2. ხელმძღვანელი ანგარიშვალდებულია მინისტრის, კურატორი მინისტრის მოადგილისა და საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს იურიდიულ საკითხთა, ადამიანური და ადმინისტრაციული რესურსების მართვის დირექტორატის (შემდგომში – დირექტორატი) პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელის წინაშე.

3. ხელმძღვანელი:

ა) ხელმძღვანელობს და წარმართავს დეპარტამენტის საქმიანობას;

ბ) წარმოადგენს დეპარტამენტს დაკისრებული უფლება-მოვალეობების განხორციელებისას და პასუხისმგებელია დეპარტამენტზე დაკისრებული ფუნქციებისა და ამოცანების შესრულებაზე;

გ) ანაწილებს მოვალეობებს დეპარტამენტის თანამშრომლებს შორის, აძლევს მათ მითითებებსა და დავალებებს;

დ) წარადგენს წინადადებებს დეპარტამენტის თანამშრომელთა თანამდებობაზე დანიშვნის, თანამდებობიდან გათავისუფლებისა და დაწინაურების შესახებ;

ე) წარადგენს წინადადებებს დეპარტამენტის შიდა სტრუქტურის, საშტატო ნუსხის, მუშაობის ორგანიზაციის, დეპარტამენტის თანამშრომელთა რანგირების, წახალისების ან მათთვის დისციპლინური პასუხისმგებლობის დაკისრების შესახებ;

ვ) პასუხისმგებელია და ორგანიზებას უწევს სამინისტროს სისტემაში არსებული ოფიციალური კორესპონდენციის კლასიფიცირებისა და დოკუმენტბრუნვის კოორდინაციის პროცესს;

ზ) უზრუნველყოფს სამინისტროს ადმინისტრაციულ შენობაში საშვის დაშვების რეჟიმის დაცვის ღონისძიებებს;

თ) კომპეტენციის ფარგლებში ხელს აწერს დეპარტამენტში მომზადებულ დოკუმენტაციას;

ი) უფლებამოსილია სახელმწიფო და კერძო სტრუქტურებიდან კანონმდებლობის შესაბამისად გამოითხოვოს საჭირო ინფორმაცია;

კ) შეიმუშავებს სამსახურებრივი დანიშნულების ინსტრუქციების პროექტებს და განსახილველად წარუდგენს სამინისტროს ხელმძღვანელობას;

ლ) სამინისტროს ხელმძღვანელობის წინაშე შუამდგომლობს დეპარტამენტის ფუნქციებისა და ამოცანების შესასრულებლად აუცილებელი სახსრების, მოწყობილობებისა და ინვენტარის გამოყოფის თაობაზე;

მ) წარადგენს წინადადებებს დეპარტამენტის თანამშრომელთა სამსახურებრივი მივლინების, კვალიფიკაციის ამაღლების და/ან სასწავლო პროგრამებში მონაწილეობის მიზანშეწონილობის შესახებ;

ნ) პერიოდულად, წერილობით ან/და ზეპირსიტყვიერად იბარებს დეპარტამენტში შემავალი ქვედანაყოფების ანგარიშს მათ მიერ შესრულებული სამუშაოს თაობაზე;

ო) მინისტრს, კურატორ მინისტრის მოადგილესა და დირექტორატის პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელს წარუდგენს ანგარიშს მათ მიერ გაწეული მუშაობის შესახებ;

პ) ასრულებს მინისტრის, მინისტრის მოადგილეებისა და დირექტორატის პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელის ცალკეულ დავალებებს.

4. ხელმძღვანელს ჰყავს მოადგილე, რომელსაც კანონმდებლობით დადგენილი წესით, ადმინისტრაციული ხელშეკრულების საფუძველზე, თანამდებობაზე ნიშნავს და თანამდებობიდან ათავისუფლებს მინისტრი.

5. ხელმძღვანელის მოადგილე:

ა) კომპეტენციის ფარგლებში, ხელმძღვანელის მიერ განსაზღვრული უფლებამოსილებებისა და საქმიანობის სფეროების გათვალისწინებით, წარმართავს და ზედამხედველობს დეპარტამენტის თანამშრომელთა მიერ სამსახურებრივი მოვალეობების შესრულებას;

ბ) მონაწილეობს დეპარტამენტში ოფიციალური კორესპონდენციის შემუშავების, განაწილებისა და განხილვის პროცესში;

გ) მინისტრის, კურატორი მინისტრის მოადგილის, დირექტორატის პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელისა და ხელმძღვანელის დავალებების შესაბამისად ახორციელებს სხვა მოვალეობებს;

დ) ხელმძღვანელის არყოფნის შემთხვევაში ასრულებს მის უფლებამოსილებას;

ე) ანგარიშვალდებულია მინისტრის, კურატორი მინისტრის მოადგილის, დირექტორატის პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელისა და ხელმძღვანელის წინაშე.

6. ხელმძღვანელის არყოფნისას მინისტრის გადაწყვეტილებით ხელმძღვანელის მოვალეობის შესრულება ეკისრება ხელმძღვანელის მოადგილეს.

მუხლი 4. დეპარტამენტის სტრუქტურა

1. დეპარტამენტში შემავალი სტრუქტურული ქვედანაყოფებია:

ა) ბიუჯეტის დაგეგმვისა და მართვის სამსახური;

ბ) საბიუჯეტო აღრიცხვისა და ანგარიშგების სამსახური;

გ) შესყიდვების სამსახური;

დ) მატერიალურ-ტექნიკური უზრუნველყოფის სამსახური;

ე) ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის სამსახური;

ვ) ინფორმაციული ტექნოლოგიების სამსახური;

ზ) საიდუმლო საქმისწარმოების სამსახური.

მუხლი 5. დეპარტამენტში შემავალი სტრუქტურული ქვედანაყოფების ხელმძღვანელობა

1. დეპარტამენტში შემავალ სტრუქტურულ ქვედანაყოფებს ხელმძღვანელობს სამსახურის უფროსი, რომელსაც დეპარტამენტის ხელმძღვანელის წარდგინებით თანამდებობაზე ნიშნავს და თანამდებობიდან ათავისუფლებს მინისტრი.

2. სამსახურის უფროსი ანგარიშვალდებულია მინისტრის, კურატორი მინისტრის მოადგილის, დირექტორატის პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელის, ხელმძღვანელისა და ხელმძღვანელის მოადგილის წინაშე.

3. სამსახურის უფროსი კომპეტენციის ფარგლებში:

ა) ხელმძღვანელობს და წარმართავს სამსახურის საქმიანობას;

ბ) პასუხისმგებელია დირექტორატის პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელის, ხელმძღვანელისა და ხელმძღვანელის მოადგილის წინაშე სამსახურზე დაკისრებული ფუნქციებისა და ამოცანების შესრულებაზე;

გ) თვალყურს ადევნებს და ზედამხედველობს თანამშრომელთა მიერ მოვალეობების ჯეროვან შესრულებას, ახორციელებს მათ მიერ სამინისტროს შინაგანაწესის შესრულების კონტროლს;

დ) ორგანიზებას უწევს ამ დებულებით სამსახურზე დაკისრებული ფუნქციების შესრულებას;

ე) დირექტორატის პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელს, ხელმძღვანელსა და ხელმძღვანელის მოადგილეს წარუდგენს ანგარიშს სამსახურის მიერ გაწეული საქმიანობის შესახებ;

ვ) ხელს აწერს და ვიზას ადებს სამსახურში მომზადებულ დოკუმენტებს;

ზ) დადგენილი წესით ხელმძღვანელობას წარუდგენს წინადადებებს სამსახურის თანამშრომელთა თანამდებობაზე დანიშვნის, თანამდებობიდან გათავისუფლების ან დაწინაურების შესახებ;

თ) დადგენილი წესით ხელმძღვანელობას წარუდგენს წინადადებებს სამსახურის თანამშრომელთა რანგირების, წახალისების ან მათთვის დისციპლინური პასუხისმგებლობის დაკისრების შესახებ;

ი) ასრულებს მინისტრის, კურატორი მინისტრის მოადგილის, დირექტორატის პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელის, ხელმძღვანელისა და ხელმძღვანელის მოადგილის ცალკეულ დავალებებს, ახორციელებს კანონმდებლობით მინიჭებულ სხვა უფლებამოსილებებს;

კ) სამსახურის კომპეტენციის ფარგლებში იძლევა მითითებებს სამსახურზე დაკისრებული ამოცანებისა და ფუნქციების განსახორციელებლად;

ლ) ანაწილებს მოვალეობებს თანამშრომლებს შორის;

მ) ითანხმებს სამსახურის თანამშრომელთა შვებულებით სარგებლობის გრაფიკს.

მუხლი 6. დეპარტამენტში შემავალი სტრუქტურული ქვედანაყოფების ძირითადი ამოცანები და ფუნქციები

1. ბიუჯეტის დაგეგმვისა და მართვის ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) მინისტრის მიერ დასახულ კონკრეტულ მიმართულებათა მიხედვით, დეპარტამენტის ხელმძღვანელობის დავალებათა შესაბამისად, სამინისტროს ბიუჯეტის ფორმირება და საბიუჯეტო ერთეულებამდე დაყვანა;

ბ) სამინისტროს მომდევნო წლის ბიუჯეტის პროექტის შემუშავების/შედგენისას, სამინისტროსათვის დადგენილი საორიენტაციო ზღვრული მოცულობების ფარგლებში, დეპარტამენტის სამსახურებისათვის და სამინისტროს სტრუქტურული ქვედანაყოფებისათვის ინფორმაციის მიწოდება მათი კომპეტენციის ფარგლებში საჭირო ხარჯების გასათვალისწინებლად;

გ) წლიური სახელმწიფო ბიუჯეტის დამტკიცების შემდგომ, დეპარტამენტის სამსახურებიდან მათი კომპეტენციის ფარგლებში ინფორმაციის მიღება სამინისტროს ხარჯთაღრიცხვის კვარტალური განაწილებისთვის და შეჯერებულ წლიური განწერის კვარტალურ ჭრილში საქართველოს ფინანსთა სამინისტროსათვის წარდგენა;

დ) დამტკიცებულ ასიგნებათა ფარგლებში სამინისტროს ცენტრალური აპარატის, საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებების, ასევე საერთაშორისო ორგანიზაციების, სამინისტროს დაქვემდებარებაში მყოფი საჯარო სამართლის იურიდიული პირების, დიასპორული პოლიტიკის, საქართველოს ფინანსური ვალდებულებების შესრულებისათვის შესაბამისი საბიუჯეტო გეგმების შემუშავება/შეთანხმება და საჭიროების შემთხვევაში დამტკიცებულ გეგმებში ცვლილებების განხორციელება;

ე) სამინისტროს ბიუჯეტის დაგეგმვის სრულყოფასთან დაკავშირებული საკანონმდებლო და კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტების, ინსტრუქციებისა და მეთოდური მითითებების პროექტების მომზადება და წინადადებების შემუშავება;

ვ) ხელმძღვანელობის სხვა დავალებების შესრულება.

2. საბიუჯეტო აღრიცხვისა და ანგარიშგების სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) სამინისტროს სისტემაში ბუღალტრული აღრიცხვისა და ანგარიშგების განხორციელება საქართველოს კანონმდებლობის მოთხოვნათა და სამინისტროს სააღრიცხვო პოლიტიკის შესაბამისად;

ბ) საზღვარგარეთ სამინისტროს ქვედანაყოფების საბუღალტრო აღრიცხვა-ანგარიშგების კანონმდებლობის შესაბამისად წარმართვის ხელშეწყობა, მათ მიერ წარმოდგენილ ანგარიშგებათა (ბალანსების) მიღება, ნაერთი ანგარიშგების შედგენა და დადგენილ ვადებში საქართველოს ფინანსთა სამინისტროში წარდგენა;

გ) საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებების საბუღალტრო ანგარიშგების ანალიზისა და მოწოდების ვადების კონტროლის განხორციელება;

დ) კომპეტენციის ფარგლებში სამინისტროს ცენტრალურ აპარატში არსებული არაფინანსური აქტივების, დებიტორული/კრედიტოურული დავალიანებების ბალანსიდან ჩამოწერისათვის შესაბამისი დოკუმენტაციისა და წინადადებების მომზადება, საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიურ დაწესებულებებსა და საკონსულო დაწესებულებებში არსებული არაფინანსური აქტივების, დებიტორულ/კრედიტორული დავალიანებების ჩამოწერის წინადადებების მომზადების კოორდინაცია;

ე) ხელმძღვანელობის სხვა დავალებების შესრულება.

3. შესყიდვების სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) სახელმწიფო ბიუჯეტით განსაზღვრული ასიგნებების ფარგლებში „სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ“ საქართველოს კანონით და სხვა შესაბამისი ნორმატიული აქტებით გათვალისწინებული პროცედურების დაცვით, სამინისტროს საჭიროებისათვის საქონლის, მომსახურებისა და სამუშაოთა შესყიდვების განხორციელება;

ბ) სამინისტროს საჭიროებიდან გამომდინარე, განხორციელებული შესყიდვების მონიტორინგი სამსახურის კომპეტენციის ფარგლებში;

გ) „სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ“ საქართველოს კანონისა და კანონქვემდებარე აქტების მოთხოვნათა დაცვის უზრუნველყოფა;

დ) სახელმწიფო შესყიდვის განხორციელების მიზნით სატენდერო დოკუმენტაციის, ხელშეკრულებების პროექტებისა და სხვა დოკუმენტების შემუშავება;

ე) მინისტრის, მინისტრის მოადგილეებისა და სამინისტროს თანამშრომლების შესაბამისი მოთხოვნის საფუძველზე საზღვარგარეთ მივლინებების დროს ავიაბილეთების დაჯავშნა და მასთან დაკავშირებული საჭირო პროცედურების განხორციელება;

ვ) საპროტოკოლო/წარმომადგენლობითი შესყიდვების განხორციელება;

ზ) ჩატარებული ბაზრის კვლევის შეფასება და ანალიზი, საჭიროების შემთხვევაში შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის ჩართულობით;

თ) ანგარიშგების მიზნით, სახელმწიფო შესყიდვების სააგენტოს ელექტრონულ ვებგვერდზე წლიური გეგმის, ასევე სახელმწიფო შესყიდვებთან დაკავშირებული, კანონმდებლობით გათვალისწინებული დოკუმენტაციის განთავსება;

ი) სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ ხელშეკრულების შესრულების მონიტორინგი, საქონლის, მომსახურებისა და შესრულებულ სამუშაოთა მიღების უზრუნველსაყოფად შესაბამისი დოკუმენტაციის მომზადება ხელმოწერისთვის;

კ) სამინისტროს მიერ დაგეგმილი ელექტრონული ტენდერის, კონკურსის, ერთობლივი ელექტრონული ტენდერის საშუალებით ,,სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ“ საქართველოს კანონით და სხვა შესაბამისი ნორმატიული აქტებით გათვალისწინებული პროცედურების დაცვით სახელმწიფო შესყიდვების განხორციელება;

ლ) „სახელმწიფო საიდუმლოების შესახებ“ საქართველოს კანონით განსაზღვრული სახელმწიფო საიდუმლოებასთან დაკავშირებული სახელმწიფო შესყიდვების განხორციელება;

მ) ,,სახელმწიფო შესყიდვებთან გასატარებელი ზოგიერთი ღონისძიების შესახებ“ საქართველოს მთავრობის დადგენილებით განსაზღვრული პროცედურების წარმოება;

ნ) მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად სახელმწიფო შესყიდვების დაგეგმვა – წლიური შესყიდვების გეგმის შედგენა-შეჯერება-კორექტირება, შესაბამისი სამსახურის მიერ მიწოდებული ინფორმაციის საფუძველზე, ხოლო, საჭიროების შემთხვევაში, სამინისტროს შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულიდან მიღებული ინფორმაციის საფუძველზე, სახელმწიფო შესყიდვების გეგმის სახელმწიფო შესყიდვების ერთიან ელექტრონულ სისტემაში ასახვა;

ო) „სახელმწიფო საიდუმლოების შესახებ“ საქართველოს კანონით განსაზღვრული სახელმწიფო საიდუმლოებასთან დაკავშირებული სახელმწიფო შესყიდვების განხორციელება;

პ) „სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ“ საქართველოს კანონითა და შესაბამისი ნორმატიული აქტებით გათვალისწინებული პროცედურების დაცვით, სამინისტროს მიერ შერჩეულ მიმწოდებელთან სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ ხელშეკრულების გაფორმება;

ჟ) საზღვარგარეთ დიპლომატიური წარმომადგენლობების და საკონსულო დაწესებულებების მოთხოვნისას, მისი ასიგნებების ფარგლებში, გამარტივებული შესყიდვის გზით საქონლის, მომსახურების და სამუშაოს სახელმწიფო შესყიდვების განხორციელება ცენტრალიზებული წესით;

რ) საჭიროების შემთხვევაში საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებებისთვის 2010 წლის 15 ივლისის №164 ბრძანების საფუძველზე სსიპ – სახელმწიფო შესყიდვების სააგენტოსთან შუამდგომლობა;

ს) ხელმძღვანელობის სხვა დავალებების შესრულება.

4. მატერიალურ-ტექნიკური უზრუნველყოფის სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებების უძრავი ქონებისა და სატრანსპორტო საშუალებების აღრიცხვა;

ბ) სამინისტროს ცენტრალური აპარატის უძრავი და მოძრავი ქონების აღრიცხვა და მისი დაცვის კონტროლის უზრუნველყოფა;

გ) კომპეტენციის ფარგლებში სამინისტროს ცენტრალური აპარატის შენობა-ნაგებობების მიმდინარე სარემონტო სამუშაოების დაგეგმვა, ორგანიზება და მათი ტექნიკური ზედამხედველობის უზრუნველყოფა;

დ) კომპეტენციის ფარგლებში სამინისტროს ცენტრალური აპარატის შენობა-ნაგებობების, საინჟინრო სისტემების და კომუნიკაციების ტექნიკური მომსახურება, სანიტარიულ-ჰიგიენური და სახანძრო უსაფრთხოების ნორმების დაცვის ორგანიზება;

ე) კომპეტენციის ფარგლებში სამინისტროს სტრუქტურული ქვედანაყოფებისათვის, მატერიალურ-ტექნიკური რესურსების საჭიროებების განსაზღვრა და შესაბამისი სამსახურისათვის მიწოდება;

ვ) საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობების და საკონსულო დაწესებულებების მოთხოვნათა შესაბამისად, საკონსულო დეპარტამენტთან შეთანხმების საფუძველზე, ვიზის ბლანკების და საქართველოში დასაბრუნებელი მოწმობების გაცემის უზრუნველყოფა. ამასთან, საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობების და საკონსულო დაწესებულებების მიერ გასანადგურებლად გადმოგზავნილი მკაცრი აღრიცხვის ფორმების საუტილიზაციო პროცედურის წარმოების უზრუნველყოფა;

ზ) სამინისტროს მიერ შესყიდული საქონლის მიღება, მომთხოვნი სტრუქტურული ქვედანაყოფის მხრიდან შესაბამისი ინსპექტირების აქტის ან მიღება-ჩაბარების აქტის საფუძველზე, აღრიცხვა და დასაწყობება; სამინისტროს მოსამსახურეთა მოთხოვნით მატერიალურ ფასეულობათა დროულად მიწოდება, შესაბამისი მოთხოვნა-მიწოდების დოკუმენტაციის წარმოება;

 თ) მომთხოვნი სტრუქტურული ქვედანაყოფის მხრიდან შესაბამისი ინსპექტირების აქტის ან მიღება-ჩაბარების აქტის საფუძველზე, სამინისტროს საჭიროებისათვის სხვადასხვა დელეგაციებისა და მაღალი რანგის სტუმრებისათვის შეძენილი საპროტოკოლო საჩუქრების დასაწყობება და დანიშნულების შესაბამისად მიწოდება;

ი) სამინისტროს ცენტრალური აპარატის ბალანსზე რიცხული შენობა-ნაგებობების ტექნიკური მდგომარეობის ზედამხედველობა და მონიტორინგი;

კ) სამინისტროს ცენტრალური აპარატის ადმინისტრაციული შენობების უწყვეტი ელექტროენერგიით, გაზითა და წყლით მომარაგების უზრუნველყოფა. ავტონომიური გათბობისა და საგენერატორო სისტემების, აგრეთვე სხვადასხვა საინჟინრო კომუნიკაციების გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა;

ლ) სამინისტროს ცენტრალური აპარატის კომუნალური და სხვა გადასახადების დროულად გადახდის მიზნით, შესაბამისი დოკუმენტაციის წარდგენა;

მ) საზღვარგარეთ დიპლომატიური წარმომადგენლობისათვის და საკონსულო დაწესებულებისათვის ადმინისტრაციული შენობის დაქირავების ან შეძენისას, საჭიროებიდან გამომდინარე, მათი ტექნიკური მდგომარეობის შესწავლა და ინფორმაციის საკომისიო განხილვისთვის წარდგენა;

ნ) სამინისტროს ცენტრალური აპარატის ბალანსზე რიცხული სატრანსპორტო საშუალებების ტექნიკურად გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა, სამინისტროს ოფიციალური დელეგაციების სატრანსპორტო მომსახურების უზრუნველყოფა;

ო) საქართველოში დიპლომატიური მისიით ჩამოსული მაღალი რანგის სტუმრების ავტოსატრანსპორტო საშუალებებით მომსახურება;

პ) სამინისტროში გასამართი ოფიციალური შეხვედრების მიღებათა დარბაზებით უზრუნველყოფა;

ჟ) სამინისტროს სანიტარიულ-ჰიგიენური მდგომარეობის მონიტორინგი და მომსახურების უზრუნველყოფა;

რ) სამინისტროს ადმინისტრაციულ შენობაში უცხო პირებისა და სამინისტროს ტერიტორიაზე ავტომანქანების დაშვების უზრუნველყოფა;

ს) სამინისტროს ცენტრალური აპარატისათვის მობილური სატელეფონო კავშირგაბმულობის საჭიროების განსაზღვრა და შესაბამისი ლიმიტების დადგენის მიზნით, ბრძანების პროექტის მომზადება;

ტ) შეიმუშავებს სამინისტროს საქმიანობასთან დაკავშირებული შრომის უსაფრთხოების მოთხოვნებისა და შესაბამისი პრევენციული ღონისძიებების ზოგად პრინციპებს;

უ) ადგენს შრომის უსაფრთხოებისათვის შესაძლო საფრთხეების იდენტიფიკაციას და შეიმუშავებს რეკომენდაციებს მათი თავიდან აცილების მიზნით შესაბამისი ღონისძიებების განხორციელების თაობაზე;

ფ) სამინისტროს თანამშრომლებს აწვდის შესაბამის ინფორმაციას და უწევს კონსულტაციებს შრომის უსაფრთხოების საკითხებში;

ქ) ხელმძღვანელობის სხვა დავალებების შესრულება.

5. ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) სამინისტროს სისტემაში ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობასთან, დიპლომატიური ფოსტის მიმოსვლასთან და საარქივო საქმისწარმოებასთან დაკავშირებული საქმიანობის განხორციელება, კოორდინაცია და მართვა;

ბ) სამინისტროს სისტემაში შემოსული და გასული, არასაიდუმლო ოფიციალური კორესპონდენციის სისტემატიზაცია, არასაიდუმლო საქმისწარმოების განხორციელება და შიდა ინფორმაციული წესრიგის უზრუნველყოფა;

გ) ოფიციალური კორესპონდენციის შესაბამისი ადრესატებისთვის გადაწერის, გადანაწილებისა და მიწოდების უზრუნველყოფა;

დ) სამინისტროს ორგანიზაციული ხასიათის სამართლებრივი აქტების რეგისტრაცია და სტრუქტურული ქვედანაყოფებისთვის მიწოდება;

ე) სამინისტროს ნორმატიული აქტების გადაგზავნა საქართველოს საკანონმდებლო მაცნეში, გამოქვეყნების მიზნით;

ვ) ოფიციალური კორესპონდენციისა და საქმისწარმოების ელექტრონული პროგრამის გამართული და ოპერატიული მუშაობის უზრუნველყოფა როგორც ცენტრალურ აპარატში, ასევე საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიურ წარმომადგენლობებში;

ზ) დოკუმენტბრუნვის სისტემატიზაციისა და ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის ეფექტურობის გაზრდის მიზნით სათანადო წინადადებების, რეკომენდაციებისა და სამსახურებრივი ინსტრუქციების შემუშავება;

თ) სამინისტროს ორგანიზაციულ-ადმინისტრაციული სისტემის სრულყოფასთან დაკავშირებული საკანონმდებლო და კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტების, ინსტრუქციებისა და მეთოდური მითითებების პროექტების მომზადებაში მონაწილეობის მიღება:

ი) სამინისტროს ადმინისტრაციულ შენობაში, ოფიციალური კორესპონდენციის საკურიერო მომსახურებასთან დაკავშირებული უცხო პირების, აგრეთვე დიპლომატიური კორპუსის საფოსტო კარადა-სეიფებთან, საქართველოში აკრედიტებული საზღვარგარეთის ქვეყნების დიპლომატიური კორპუსის თანამშრომელთა დაშვების ორგანიზაციული უზრუნველყოფა;

კ) ხელმძღვანელობის სხვა დავალებების შესრულება.

6. ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის სამსახურის ქვედანაყოფებია:

ა) საერთო საქმისწარმოების განყოფილება, რომლის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა.ა) ,,საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ცენტრალური აპარატის საქმისწარმოების ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2020 წლის 8 ივლისის №01-128 ბრძანებით დამტკიცებული ინსტრუქციით დადგენილი მოთხოვნების დაცვის კონტროლი;

ა.ბ) საქმისწარმოებასთან დაკავშირებული სამუშაოების ორგანიზება, ხელმძღვანელობა, კოორდინაცია და კონტროლი;

ა.გ) სამინისტროში შემოსული ყველა სახის ოფიციალური კორესპონდენციის რეგისტრაცია, პირველადი დამუშავება, ელექტრონულ ე.წ. „pdf“ ფორმატში გადაყვანა და ადრესატისათვის დაუყოვნებლივი გადაგზავნა;

ა.დ) სამინისტროს ცენტრალურ აპარატში მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტის დედნის შენახვა და, საჭიროების შემთხვევაში, მისი შემსრულებლისათვის წარდგენა;

ა.ე) სამინისტროს ხელმძღვანელობისათვის ხელმოსაწერად წარსადგენი დოკუმენტების გაფორმების სისწორის კონტროლი;

ა.ვ) სამინისტროს მატერიალური და ელექტრონული კორესპონდენციის დროული გაგზავნის უზრუნველყოფა;

ა.ზ) საჭიროების შემთხვევაში მატერიალურად გასაგზავნი დოკუმენტის ასლის დედანთან შესაბამისობის დამოწმება დადგენილი წესის შესაბამისად;

ა.თ) ხელმძღვანელობის სხვა დავალებების შესრულება;

ბ) დიპლომატიური ფოსტის განყოფილება, რომლის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ბ.ა) სამინისტროს სისტემაში დიპლომატიური ფოსტისა და საკონსულო ვალიზის (შემდომში – დიპლომატიური ფოსტა) მიღება-გაგზავნის კოორდინაცია, მიღება-გაგზავნა და კონტროლი;

ბ.ბ) სამინისტროს სისტემის კუთვნილი გასაგზავნი დოკუმენტებისა და ნივთების დიპლომატიური ფოსტისთვის აუცილებელ მოთხოვნებთან შესაბამისობის დადგენა;

ბ.გ) დიპლომატიური ფოსტის კეისის, პაკეტის, კოლოფის, ყუთის დალუქვა და გაგზავნა დადგენილი წესების დაცვით;

ბ.დ) დიპლომატიური ფოსტის ელექტრონულ პროგრამაში ყველა გაგზავნილი და მიღებული დიპლომატიური ფოსტის შესახებ ინფორმაციის შეტანა;

ბ.ე) მიღებული დიპლომატიური ფოსტის შემოწმება და მიღების დადასტურება;

ბ.ვ) შემოწმებისას დიპლომატიური ფოსტის სტატუსის არმქონე დოკუმენტების ან ნივთების აღმოჩენის შემთხვევაში აქტის შედგენა და ხელმძღვანელობის ინფორმირება სამინისტროს შიდა აუდიტის დეპარტამენტისათვის შეტყობინების გაგზავნის მიზნით.

ბ.ზ) ხელმძღვანელობის სხვა დავალებების შესრულება;

გ) არქივის განყოფილება, რომლის ძირითადი ამოცანები და ფუქციებია:

გ.ა) არქივის დაკომპლექტება სამინისტროს ქვედანაყოფებიდან და საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებიდან მიღებული დოკუმენტებით;

გ.ბ) არქივში ჩაბარებული დოკუმენტების სამეცნიერო-ტექნიკური ექსპერტიზის ჩატარება;

გ.გ) მუდმივად, ხანგრძლივად და დროებით შესანახ საქმეთა ფორმირება;

გ.დ) საჭიროების შემთხვევაში ვადაგასული დოკუმენტების გასანადგურებლად გამოყოფის აქტების შედგენა;

გ.ე) მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახი საქმეების ანაწერების შედგენა;

გ.ვ) საგარეო საქმეთა სამინისტროს მუდმივმოქმედი ცენტრალური საექსპერტო კომისიის სხდომისთვის მასალების მომზადება;

გ.ზ) დოკუმენტების აღრიცხვა და დაცვის უზრუნველყოფა;

გ.თ) არქივში დაცული, მოთხოვნილი დოკუმენტების მოძიება და შესაბამისი ადრესატებისთვის ასლების მიწოდება;

გ.ი) ეროვნული საარქივო ფონდის დოკუმენტების სახელმწიფო შენახვისათვის გადასაცემად მომზადება და გადაცემა შესაბამისი კანონმდებლობით დადგენილი ვადების და მოთხოვნების შესაბამისად;

გ.კ) ხელმძღვანელობის სხვა დავალებების შესრულება.

7. ინფორმაციული ტექნოლოგიების სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) ერთიანი ელექტრონული ინფორმაციული სივრცის შექმნის უზრუნველყოფა;

ბ) შიდა დომეინ ქსელში ჩართული კომპიუტერების სისტემური მართვა;

გ) სამინისტროს სერვერული ინფრასტრუქტურის მართვა, პროგრამული განახლება და უსაფრთხოების უზრუნველყოფა;

დ) სამინისტროს სისტემებისა და სერვერების მუდმივი მონიტორინგი და სისტემური ჟურნალის ჩანაწერების წარმოება;

ე) ვირტუალური და ფიზიკური სისტემური მანქანების მართვა, კონფიგურირება და უსაფრთხოების უზრუნველყოფა;

ვ) ელექტრონულ ფორმატში არსებული ინფორმაციის მონაცემთა ბაზების შექმნა, მხარდაჭერა, პროგრამული განახლება და უსაფრთხოების უზრუნველყოფა;

ზ) მონაცემების შენახვა/დამუშავებისა და სარეზერვო ასლების შექმნის უზრუნველყოფა;

თ) სისტემური გადაწყვეტილებებისა და ელექტრონული სერვისების შემუშავება და მათი განხორციელება;

ი) ეფექტური წარმადობისთვის ახალი ინოვაციური აპარატურის მოძიება და დანერგვა;

კ) დანერგილი პროგრამების ტექნიკური მხარდაჭერა, მათი განახლების უზრუნველყოფა, უწყვეტი ფუნქციონირებისა და უსაფრთხოების უზრუნველყოფა;

ლ) სამინისტროს უწყვეტი და ხარისხიანი ფუნქციონირებისთვის საჭირო, სხვადასხვა სახის პროგრამული გადაწყვეტილებების შემუშავება, შექმნა და განხორციელება;

მ) სამინისტროს ქსელური ინფრასტრუქტურის მართვა, კონფიგურაცია და უსაფრთხოების უზრუნველყოფა;

ნ) სამინისტროს ქსელური სერვისების გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა;

ო) დაშიფრული კავშირის უზრუნველყოფა და მენეჯმენტი;

პ) კომუტატორების, მარშრუტიზატორების, ფაერვოლების კონფიგურაცია და მენეჯმენტი;

ჟ) ქსელში არსებული პრობლემების დადგენა და აღმოფხვრა;

რ) მესამე მხარის მოწოდებული ქსელური სერვისების დანიშნულებისამებრ დროული, ეფექტური და უსაფრთხო დისტრიბუცია;

ს) სამინისტროს ლოკალური და საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიურ წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებების კომპიუტერული ქსელის გამართული მუშაობისა და ოპტიმიზაციის უზრუნველყოფა;

ტ) სამინისტროს სატელეფონო და სატელევიზიო სერვისების უწყვეტი ფუნქციონირების უზრუნველყოფა;

უ) ოპერაციული სისტემის და სხვადასხვა პროგრამული უზრუნველყოფის პაკეტების ინსტალირება;

ფ) კომპიუტერული და პერიფერიული მოწყობილობების გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა როგორც პროგრამულ, ისე აპარატულ დონეზე;

ქ) სამინისტროს ქსელში ჩართული მომხმარებლების დისტანციური ტექნიკური მხარდაჭერა და კომპიუტერული მოწყობილობების შეუფერხებელი მუშაობისთვის საჭირო სამუშაოების უზრუნველყოფა;

ღ) სამინისტროს სერვისების მომხმარებელთა ანგარიშების მართვა (შექმნა/ცვლილება/წაშლა);

ყ) მომსახურების გაუმჯობესებისათვის ინფორმაციული ტექნოლოგიების სამსახურის თანამშრომლებთან აქტიური მუშაობა;

შ) ტექნიკური კონსულტაცია და კომპიუტერულ მოწყობილობებთან დაკავშირებულ კითხვებზე პასუხის გაცემა;

ჩ) კომპიუტერული ინფრასტრუქტურის უსაფრთხოებაზე ზრუნვა;

ც) კომპიუტერული ქსელისა და სისტემური ინფრასტრუქტურის უსაფრთხოებისთვის საჭირო სხვადასხვა სახის პროგრამული, აპარატული, ქსელური და სისტემური მექანიზმების შემუშავება და დანერგვა;

ძ) კომპიუტერული ინციდენტების მოკვლევა, ანალიზი და მაკონტროლებელი ორგანოებისთვის შესაბამისი ანგარიშების გაგზავნა;

წ) კომპიუტერული ინციდენტების ანალიზის საფუძველზე უსაფრთხოების შეუსაბამობების აღმოფხვრის რეკომენდაციების შემუშავება და დანერგვა;

ჭ) სამინისტროს ცენტრალური აპარატის ვიდეო-სათვალთვალო და შეზღუდული დაშვების მოწყობილობების გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა;

ხ) სამინისტროს მაღალი დონის შეხვედრების ტექნიკური მხარდაჭერის უზრუნველყოფა;

ჯ) სამინისტროსა და მისი დანაყოფების სერვისებისა და კომპიუტერული ინფრასტრუქტურის გაუმჯობესებასთან დაკავშირებით მინისტრისა და მინისტრის მოადგილეების ბრძანებების შესრულება;

ჰ) ხელმძღვანელობის სხვა დავალებების შესრულება.

8. საიდუმლო საქმისწარმოების სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) სამინისტროში საიდუმლო დოკუმენტთბრუნვის სისტემატიზაცია, საიდუმლო საქმისწარმოების განხორციელება;

ბ) სამინისტროს სისტემაში სახელმწიფო საიდუმლოების დაცვისა და შიდა ინფორმაციული წესრიგის უზრუნველყოფა;

გ) დადგენილი წესით სამინისტროს სახელზე შემოსული და სამინისტროდან გასული საიდუმლო კორესპონდენციის რეგისტრაცია, კლასიფიცირება, სამინისტროს ხელმძღვანელ თანამდებობის პირთათვის და თანამშრომლებისთვის დროული მიწოდება;

დ) იმ სამართლებრივი აქტების რეგისტრაცია, რომელთაც მინიჭებული აქვს გრიფი „საიდუმლო“;

ე) სამსახურებრივ მოვალეობათა შესრულების მიზნით საიდუმლო დოკუმენტებთან პირთა დაშვება;

ვ) საიდუმლო დოკუმენტებზე/სამუშაოებზე დასაშვებ პირთა გაფორმებაში მონაწილეობის მიღება, მასალების დროულად წარდგენა დაშვების გასაფორმებლად და მათი მოქმედების ვადის კონტროლის უზრუნველყოფა;

ზ) სამინისტროს იმ მოსამსახურეთა თანამდებობრივი ნომენკლატურების მომზადება, რომლებიც ექვემდებარება განსაკუთრებული მნიშვნელობის, სრულიად საიდუმლო და საიდუმლო ცნობებთან დაშვებას;

თ) სამინისტროს მიერ საიდუმლო ინფორმაციის დაცვასთან დაკავშირებული სამართლებრივი აქტების, ინსტრუქციებისა და მეთოდური მითითებების პროექტების მომზადებაში მონაწილეობის მიღება;

ი) ხელმძღვანელობის სხვა დავალებების შესრულება.

მუხლი 7. დასკვნითი დებულებები

დებულების გაუქმება, მასში ცვლილების შეტანა ხორციელდება მინისტრის სამართლებრივი აქტით.