მუხლი 13. საქმისწარმოების განყოფილება

საქმისწარმოების განყოფილების ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) სამინისტროს აპარატში საქმისწარმოების ორგანიზება;

ბ) საქმისწარმოების სამუშაოების ორგანიზება, ხელმძღვანელობა, კოორდინაცია, კონტროლი და რეალიზაცია;

გ) სამინისტროში მატერიალური და ელექტრონული სახით შემოსული ოფიციალური კორესპოდენციის, განცხადებებისა და საჩივრების მიღება-დამუშავება, საქმისწარმოების ელექტრონულ პროგრამაში რეგისტრაცია, სკანირება და ხელმძღვანელობისათვის გადაგზავნა;

დ) საიდუმლო საქმისწარმოების განხორციელება;

ე) სამინისტროს შიდა კორესპოდენციის საქმისწარმოების ელექტრონულ პროგრამაში რეგისტრაცია და დანიშნულებისამებრ გადაგზავნა;

ვ) გასული კორესპოდენციის გაფორმების სისწორის კონტროლი, საქმისწარმოების ელექტრონულ პროგრამაში რეგისტრაცია, ფოსტის ელექტრონულ პროგრამაში რეგისტრაცია და ადრესატისათვის მატერიალური ან ელექტრონული სახით მიწოდების უზრუნველყოფა;

ზ) მინისტრის ბრძანებების საქმისწარმოების ელექტრონულ პროგრამაში რეგისტრაცია და მითითებული ადრესატებისათვის გადაგზავნა;

თ) საქმისწარმოების ელექტრონულ პროგრამაში რეგისტრირებული შემოსული და შიდა კორესპოდენციის შესრულების მიმდინარეობის კონტროლი, შედეგების შესახებ ყოველკვირეული ინფორმაციის მომზადება და ხელმძღვანელობის ინფორმირება;

ი) დაწესებულების არქივის მუშაობის ორგანიზება და საქმეთა ნომენკლატურის შემუშავება;

კ) საქმეთა შენახვის, დაცვის და დოკუმენტური ინფორმაციის ოპერატიული გამოყენების უზრუნველყოფა;

ლ) მოთხოვნის შესაბამისად არქივში დაცული დოკუმენტების მოძიება და ასლების გაცემის უზრუნველყოფა;

მ) საარქივო საქმისა და საქმისწარმოების საკითხებზე მეთოდური დოკუმენტების შემუშავებაში მონაწილეობა;

ნ) დოკუმენტებზე მუშაობისას საჯარო მოხელეთა მეთოდური და პრაქტიკული დახმარება;

ო) შემოსული დოკუმენტაციის ელექტრონულ მატარებლებზე გადატანისას (მათ შორის, ხელახალი ჩაწერა, ახალ ფორმატში კონვერსია, შეკუმშვა და სხვ.) მათი ავთენტურობის უზრუნველყოფა;

პ) სამინისტროში წარმოდგენილი სამივლინებო ბარათების დამოწმება;

ჟ) მინისტრის ცალკეული დავალებებისა და მოქმედი კანონმდებლობით გათვალისწინებული სხვა ფუნქციების განხორციელებ