ამ ინსტრუქციაში გამოყენებულ ტერმინებს აქვთ შემდეგი მნიშვნელობები:

ა) საქმისწარმოება – საქმიანობა, რომელიც მიმართულია დოკუმენტბრუნვის მოწესრიგების, დოკუმენტის შედგენისა და გაფორმების ხარისხის ამაღლების, თანამედროვე ტექნიკური საშუალებებით დოკუმენტური ინფორმაციის დამუშავებისათვის საჭირო პირობების შექმნის და მუნიციპალიტეტის როგორც წარმომადგენლობითი, ასევე აღმასრულებელი ორგანოების მუშაობის ეფექტიანობის ამაღლებისაკენ;

ბ) დოკუმენტბრუნვა – დოკუმენტების მოძრაობა მათი მიღების ან შექმნის მომენტიდან შესრულების დამთავრებამდე, გაგზავნამდე ან საქმეში მოთავსებამდე;

გ) მატერიალური დოკუმენტბრუნვა – დოკუმენტბრუნვა, რომელიც არ ხორციელდება ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის გამოყენებით;

დ) ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა – სისტემა, რომელიც მოიცავს დოკუმენტის სკანირებას, ელექტრონულ სისტემაში გაშვებას და მისი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში ასახვას, ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში ასახული კორესპონდენციის გაგზავნას უშუალო შემსრულებელთან ან პირიქით, ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლას შესაბამის სტრუქტურულ ერთეულებს შორის;

ე) საქმე – ცალკე საქაღალდეში მოთავსებული დოკუმენტების ერთობლიობა, რომელიც შეეხება გარკვეულ საკითხს, სამუშაოს ან საქმიანობის სფეროს;

ვ) საქმეთა ნომენკლატურა – საქმიანობის პროცესში წარმოქმნილი საქმეთა სათაურების დადგენილი წესით გაფორმებული სისტემატიზებული ნუსხა, რომელშიც მითითებულია საქმეთა შენახვის ვადები;

ზ) დოკუმენტების უნიფიცირებული ფორმების ტაბელი – იმ დოკუმენტების ტაბელი, რომლებიც აუცილებელია მუნიციპალიტეტის ფუნქციების და ამოცანების რეალიზებისათვის. მუნიციპალიტეტში დაუშვებელია ტაბელით გაუთვალისწინებელი დოკუმენტების შედგენა;

თ) მოხსენებითი ბარათი – მიმართვა ზემდგომი თანამდებობის პირისადმი;

ი) სამსახურებრივი ბარათი – მიმართვა თანაბარი ან ქვემდგომი თანამდებობის პირისადმი;

კ) რეზოლუცია – რეზოლუციის ბლანკზე გაფორმებული მუნიციპალიტეტის ორგანოს ხელმძღვანელის დოკუმენტზე რეაგირების განკარგულება (დავალება);

ლ) სპეციალური ვადა – უფლებამოსილი პირის მიერ დავალების შესასრულებლად დადგენილი შიდაორგანიზაციული ვადა. სპეციალური ვადა განისაზღვრება კანონით დადგენილი ვადების ფარგლებში;

მ) ვიზირება – უფლებამოსილი პირის თანხმობა დოკუმენტის შინაარსზე, მისი კომპეტენციის ფარგლებშ