1. სისტემა (დანართი №1) არის „არასაპატიმრო სასჯელთა აღსრულების წესისა და პრობაციის შესახებ“ საქართველოს კანონით გათვალისწინებული სპეციალური ელექტრონული პროგრამა - არასაპატიმრო სასჯელშეფარდებულ მსჯავრდებულთა, პირობით მსჯავრდებულთა და პირობით ვადამდე გათავისუფლებულ მსჯავრდებულთა მიმართ მიმდინარე საქმისწარმოებების შესახებ მონაცემთა ერთიანი სისტემატიზებული ბაზა, რომელიც ხელმისაწვდომია მხოლოდ საქართველოს კანონმდებლობით განსაზღვრული პირებისათვის.
2. სისტემის ფუნქციონირებას, მასზე მონიტორინგსა და დაცულობას უზრუნველყოფს სააგენტოს ელექტრონული ზედამხედველობისა და ინფორმაციული ტექნოლოგიების სამმართველო.
3. სისტემაში ნებისმიერი სისტემური ხასიათის ცვლილების, ფუნქციონირების შეფერხების ან უსაფრთხოების დარღვევის, არასანქცირებული შეღწევის მცდელობა და ფაქტი დაუყოვნებლივ უნდა ეცნობოს სააგენტოს უფროსს, რომელიც ვალდებულია მოახდინოს შესაბამისი რეაგირება.
4. მხოლოდ სისტემის მეშვეობით ხორციელდება:
ა) საქმისწარმოების რეგისტრაცია (საქმის გახსნა) – პროგრამაში ადაპტირებულ სპეციალურ ტერმინალში (ჟურნალი) საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ;
ბ) აღსასრულებელი სამართლებრივი აქტის რეკვიზიტების მითითება სავალდებულო სპეციალურ ველებში საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ;
გ) აღსასრულებელი სამართლებრივი აქტის მიხედვით მსჯავრდებულის მონაცემების შევსება (სახელი, გვარი, პირადი ნომერი, მისამართი, სხვა საკონტაქტო მონაცემები, რომელსაც შეიცავს აღსასრულებელი სამართლებრივი აქტი) საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ.
დ) აღსასრულებელი სამართლებრივი აქტის აღწერილობითი და სარეზოლუციო ნაწილის მონაცემების შეტანა სპეციალურ ველებში საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ;
ე) მსჯავრდებულის აუცილებელი მონაცემების (ფოტოსურათი, ასაკი, სოციალური სტატუსი, ოჯახური მდგომარეობა, ნასამართლობა, შეზღუდული შესაძლებლობების ქონა და სხვა არსებული მონაცემი) შეტანა სპეციალურ ველებში საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ;
ვ) მსჯავრდებულის გამოცხადების პირველადი და შემდგომი რეგისტრაცია ,,სისტემაში“ ინტეგრირებული დაქტილოსკოპის საშუალებით, თითის ანაბეჭდის იდენტიფიკაციის გზით საქმისმწარმოებელი ოფიცრის, აუცილებლობის შემთხვევაში, ბიუროს უფროსის დავალებით აგრეთვე შესაბამისი სპეციალისტის მიერ;
ზ) მსჯავრდებულის გამოცხადების რეჟიმის (პერიოდულობა და დრო) განსაზღვრა და შესაბამისი გრაფიკის შედგენა საამისოდ გამოყოფილ სპეციალურ ველებში საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ;
თ) გამოცხადების რეჟიმის საპატიო ან/და არასაპატიო მიზეზით დარღვევის, საქართველოს საზღვრის გადაკვეთის ფიქსაცია და კანონშესაბამისი, მათ შორის, საქართველოს საზღვრის უნებართვოდ გადაკვეთის გამო რეაგირების რეგისტრაცია სპეციალურ ველებში საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ;
ი) მსჯავრდებულის მიმართ კანონით დადგენილი წესით შეღავათების გამოყენებისა და ნებართვების გაცემის რეგისტრაცია შესაბამის ველებში საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ;
კ) მსჯავრდებულის მიმართ კანონით გათვალისწინებული წარდგინებების გამოყენების შესახებ ინფორმაციის შეტანა სპეციალურ ველში საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ;
ლ) მსჯავრდებულის მიმართ ამნისტიის, შეწყალების, პირობითი მსჯავრის თუ არასაპატიმრო სასჯელის გაუქმების, შეცვლის ან გადავადების შესახებ ინფორმაციის შეტანა საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ;
მ) მსჯავრდებულის მიმართ რამდენიმე აღსასრულებელი აქტით (გაერთიანებული წარმოება) მიმდინარე აღსრულების შესახებ ინფორმაციის შეტანა საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ;
ნ) მსჯავრდებულის მიმართ ძებნის გამოცხადებისა და გამოსაცდელი ვადის დინების შეჩერების ფიქსაცია საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ;
ო) საქმისწარმოებათა აღსასრულებელი სასჯელის სახეების მიხედვით კლასიფიკაცია შესაბამისი მონაცემებით სპეციალურ გვერდებზე საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ;
პ) გამოსაცდელი ვადის გაზრდის ან შემცირების რეგისტრაცია საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ;
ჟ) საქმისწარმოების შეწყვეტის რეგისტრაცია საფუძვლების მითითებით საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ;
რ) საქმისწარმოების დასრულების რეგისტრაცია საფუძვლების მითითებით საქმისმწარმოებელი ოფიცრის მიერ;
ს) მსჯავრდებულის რისკისა და საჭიროებების შეფასებასთან დაკავშირებული ინფორმაციის რეგისტრაცია საქმისმწარმოებელი ოფიცერის/სოციალური მუშაკის/ფსიქოლოგის მიერ;
ტ) საქმისწარმოების და მსჯავრდებულის შესახებ განსაკუთრებული (არატიპური) გარემოებები და შენიშვნები, შენიშვნებისათვის სპეციალურ ველში საქმისმწარმოებელი ოფიცრის/სოციალური მუშაკის/ფსიქოლოგის მიერ;
6. სისტემაში მსჯავრდებულის შესახებ მონაცემების სისწორეზე და აუცილებლობის შემთხვევაში, მათ რედაქტირებაზე პასუხისმგებელია:
ა) საქმისმწარმოებელი ოფიცერი - ქვემდებარე საქმისწარმოებაზე;
ბ) ჯგუფის უფროსი - ჯგუფის ქვემდებარე საქმისწარმოებაზე;
გ) ბიუროს უფროსი/მოადგილე - ბიუროს ქვემდებარე საქმისწარმოებებზე.
7. მსჯავრდებულის შესახებ სისტემაში არსებული მონაცემების შესაბამისი ნაწილი ემთხვევა საქმისწარმოებაში არაავტომატური საშუალებებით დამუშავებულ ანალოგიურ მონაცემებს. ამასთან, სისტემა შეიძლება შეიცავდეს დამატებით მონაცემებსაც.
8. განსაკუთრებულ შემთხვევებში, თუ ტექნიკური მიზეზებიდან გამომდინარე ვერ ხორციელდება სისტემაში მსჯავრდებულის გამოცხადების რეგისტრაცია, მსჯავრდებულის გამოცხადება ფიქსირდება მსჯავრდებულის ხელმოწერით, მსჯავრდებულთა გამოცხადების სარეგისტრაციო სპეციალურ (აკინძულ, დანომრილ და ბიუროს ბეჭდით დამოწმებულ) ჟურნალში (დანართი №2).
9. ამ მუხლის მე-8 პუნქტით გათვალისწინებული ჟურნალის მონაცემები დაუყოვნებლივ ეგზავნება ბიუროს უფროსს, რომელიც უზრუნველყოფს სისტემაში მსჯავრდებულის გამოცხადების რეგისტრაციის ასახვას პირველივე შესაძლებლობისთანავ