დოკუმენტის დედნის შესაბამისი ორგანოების მიერ მოთხოვნის ან ამოღების შემთხვევაში დგება მიღება - ჩაბარების აქტი. აქტში შეიტანება ინფორმაცია დოკუმენტზე პასუხისმგებელი პირის შესახებ, დოკუმენტის მაიდენტიფიცირებელი მონაცემები, დოკუმენტის გადაცემის ხანგრძლივობა, დოკუმენტის დაბრუნების კონტროლზე პასუხისმგებელი პირი და საჭიროებისას სხვა ინფორმაცი