1. დეპარტამენტის ამოცანებია:
ა) სამსახურის ადამიანური რესურსების მართვა;
ბ) სამსახურის საქმისწარმოების უზრუნველყოფა;
გ) სამსახურის საარქივო საქმიანობის უზრუნველყოფა;
დ) სამსახურის საქმიანობის ორგანიზაციული მხარდაჭერა;
ე) სამსახურის საბიუჯეტო პროცესების კოორდინაცია და მართვა;
ვ) სამსახურის სახელმწიფო შესყიდვების განხორციელების კოორდინაცია და მართვა;
ზ) სამსახურის ფინანსური აღრიცხვისა და ანგარიშსწორების უზრუნველყოფა;
თ) სამსახურის ბალანსზე რიცხული და სარგებლობაში არსებული უძრავი და მოძრავი ქონების მართვა, ასევე შრომის უსაფრთხოების უზრუნველყოფა.
2. ადამიანური რესურსების მართვის მიმართულებით დეპარტამენტის ფუნქციებია:
ა) სამსახურის ადამიანური რესურსების მართვისა და პროფესიული განვითარების გეგმისა და სტრატეგიის შემუშავება და განხორციელება;
ბ) გენდერული თანასწორობის პოლიტიკის შემუშავებისა და სამსახურში დანერგვის პროცესში მხარდაჭერა;
გ) სათანადო ორგანიზაციული კულტურის, ჯანსაღი სამუშაო გარემოს, თანამშრომელთა მოტივაციისა და გუნდური ფორმირების მიზნით წინადადებების მომზადება და შესაბამისი ღონისძიებების განხორციელება;
დ) შრომის ბაზარზე სამსახურის პოპულარიზაცია და მაღალკვალიფიციური კადრების მოზიდვის ხელშეწყობა;
ე) სამსახურში არსებულ ვაკანტურ თანამდებობებზე კონკურსების ორგანიზება და ჩატარება;
ვ) თანამშრომელთა პირადი საქმეების შედგენა და წარმოება;
ზ) საშტატო ნუსხით გათვალისწინებული თანამდებობების შესაბამისი სამუშაო აღწერილობების/დამატებითი საკვალიფიკაციო მოთხოვნების შემუშავება;
თ) თანამშრომელთა შეფასების პროცესის ორგანიზება;
ი) თანამშრომელთა პროფესიულ განვითარებასა და კვალიფიკაციის ამაღლებასთან დაკავშირებული საჭიროებების კვლევა და შესაბამისი ღონისძიებების განხორციელება;
კ) თანამშრომელთა პროფესიული განვითარების ხელშეწყობის მიზნით შესაბამისი ელექტრონული პროდუქტების დანერგვა;
ლ) სტაჟირების სისტემის განვითარება, სტაჟირებასთან დაკავშირებული საკითხების ორგანიზება და სტაჟირების პროცესის კოორდინაცია;
მ) შესაბამისი თანამშრომლისათვის სახელმწიფო სპეციალური წოდების მინიჭების ორგანიზება და სახელმწიფო სპეციალური წოდების მქონე თანამშრომელთა სამსახურის სპეციალურ აღრიცხვაზე აყვანა;
ნ) იმ თანამშრომელთა თანამდებობრივი ნომენკლატურების მომზადება, რომლებიც ექვემდებარებიან შესაბამისი გრიფის მქონე სახელმწიფო საიდუმლოების შემცველ ინფორმაციასთან/ცნობებთან დაშვებას;
ო) სამსახურებრივ მოვალეობათა შესრულების მიზნით საიდუმლო დოკუმენტებთან თანამშრომელთა დაშვებისთვის შესაბამისი მასალების მომზადება;
პ) ადამიანური რესურსების მართვის ელექტრონული პროგრამის სისტემატიზაცია;
ჟ) კომპეტენციის ფარგლებში, საქართველოს კანონმდებლობით დადგენილი წესით თანამშრომელთა დანიშვნის, გათავისუფლების, გადაყვანის, წახალისების, შვებულების, მივლინების, დროებითი შრომისუუნარობის, ასევე მათზე დროებითი ფუნქციების დაკისრების შესახებ სამსახურის უფროსის ინდივიდუალური სამართლებრივი აქტების პროექტებისა და შრომითი ხელშეკრულებების მომზადება;
რ) თანამშრომელთა სახელფასო და სამსახურებრივი ცნობების გაცემა.
3. საქმისწარმოების მიმართულებით დეპარტამენტის ფუნქციებია:
ა) სამსახურში დოკუმენტბრუნვის მოწესრიგება და საქმისწარმოების საკითხების შესახებ ნორმატიული და მეთოდური დოკუმენტების შემუშავება და დანერგვა;
ბ) სამსახურში შემოსული კორესპონდენციის აღრიცხვა, დამუშავება, განაწილება;
გ) სამსახურში მომზადებული დოკუმენტების რეგისტრაცია და ადრესატებისათვის დაგზავნა, ასევე სამსახურში მომზადებული დოკუმენტების რეესტრის წარმოება;
დ) სამსახურისთვის საჭირო ბლანკების, ბეჭდებისა და შტამპების გამოყენების აღრიცხვა და კონტროლი;
ე) კომპეტენციის ფარგლებში „პერსონალურ მონაცემთა დაცვის შესახებ“ საქართველოს კანონის 28-ე მუხლის მე-4 – მე-7 პუნქტებით გათვალისწინებული მატერიალური ფორმის დოკუმენტების მიღება, აღრიცხვა და შენახვა;
ვ) საიდუმლო დოკუმენტბრუნვის სისტემატიზაცია და საიდუმლო საქმისწარმოება;
ზ) კომპეტენციის ფარგლებში სახელმწიფო საიდუმლოების დაცვა და შესაბამისი ღონისძიებების განხორციელება;
თ) შემოსული და გასული საიდუმლო კორესპონდენციის რეგისტრაცია, კლასიფიცირება და ხელმძღვანელ თანამდებობის პირთათვის და თანამშრომელთათვის დროული მიწოდება;
ი) საიდუმლო დოკუმენტების ასლების საქართველოს კანონმდებლობით დადგენილი წესით დამოწმება და დოკუმენტებიდან ამონაწერების მომზადება;
კ) სამსახურში წერილობითი ფორმით შემოსული ინციდენტის შეტყობინებების მიღება და ინფორმაციული ტექნოლოგიებისა და მონიტორინგის დეპარტამენტისთვის დროულად გადაცემა.
4. საარქივო საქმიანობის მიმართულებით დეპარტამენტის ფუნქციებია:
ა) საქმეთა ნაერთი ნომენკლატურისა და საიდუმლო საქმეთა ნომენკლატურის შედგენა;
ბ) დასრულებულ საქმეთა აღრიცხვა, შესაბამისი დოკუმენტაციის დამუშავება;
გ) მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახი დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის ჩატარება და საქართველოს ეროვნული არქივისათვის გადაცემა, ნომენკლატურით განსაზღვრული ვადის გათვალისწინებით;
დ) არქივში დაცული დოკუმენტაციის აღრიცხვა და შესაბამისი რეესტრის წარმოება;
ე) სამსახურის დოკუმენტების დაარქივებასთან დაკავშირებით სამსახურის სხვა სტრუქტურული ერთეულების კოორდინაცია;
ვ) სამსახურის არქივში დაცული დოკუმენტების ასლისა და ამონაწერის საამისოდ უფლებამოსილ პირებზე გაცემა.
5. სამსახურის საქმიანობის ორგანიზაციული მხარდაჭერის მიმართულებით დეპარტამენტის ფუნქციებია:
ა) კომპეტენციის ფარგლებში სამსახურის უფროსის, სამსახურის უფროსის პირველი მოადგილისა და მოადგილეების სამუშაო შეხვედრებისა და სხდომების ორგანიზება;
ბ) კომპეტენციის ფარგლებში სამსახურში ვიზიტორების მიღება და საშვების დაშვების უზრუნველყოფა;
გ) საერთაშორისო ურთიერთობების, ანალიტიკისა და სტრატეგიული განვითარების დეპარტამენტთან და საზოგადოებასთან ურთიერთობის დეპარტამენტთან კოორდინაციით, ადგილობრივ და საერთაშორისო დონეზე დაგეგმილი სამსახურის უფროსის/სამსახურის უფროსის პირველი მოადგილის/მოადგილის შეხვედრებისა და სხვა სახის ღონისძიებების ორგანიზაციულ-ტექნიკური უზრუნველყოფა, ასევე საჭიროების შემთხვევაში, თანამშრომლების სამსახურებრივი მივლინების/ვიზიტების ორგანიზაციულ-ტექნიკური უზრუნველყოფა;
დ) კომპეტენციის ფარგლებში კონფერენციების, სამუშაო შეხვედრებისა და სხვა სასწავლო პროექტების დაგეგმვა და განხორციელება;
ე) საგანმანათლებლო მიზნებისათვის სხვა სახელმწიფო უწყებებთან, საგანმანათლებლო დაწესებულებებთან, საერთაშორისო ორგანიზაციებთან და სამოქალაქო სექტორთან ერთად ღონისძიებების დაგეგმვა და განხორციელება;
ვ) სამსახურის ოფიციალურ საკონტაქტო სატელეფონო ნომერზე შემოსული ზარებისა და ელექტრონულ ფოსტაზე მიღებული წერილების მოძრაობის მართვა.
6. საბიუჯეტო პროცესების კოორდინაციისა და მართვის მიმართულებით დეპარტამენტის ფუნქციებია:
ა) ქვეყნის ძირითადი მონაცემებისა და მიმართულებების დოკუმენტის (BDD) შესაბამისად, სამსახურის საშუალოვადიანი სამოქმედო გეგმის შემუშავება და დადგენილი წესით დასამტკიცებლად წარდგენა;
ბ) სამსახურის ბიუჯეტის წლიური გეგმის პროექტის შემუშავება, დამტკიცებულ ბიუჯეტში შესაბამისი ცვლილებების, საბიუჯეტო განაცხადის და კვარტალური განწერის განხორციელება, წლიური ბიუჯეტის გეგმის შესრულების კოორდინაცია და მართვა;
გ) სამსახურის ბიუჯეტის წლიური გეგმის შესრულება და კონტროლი;
დ) ბიუჯეტის წლიური გეგმის შესრულების შესახებ კვარტალური/წლიური ანგარიშების მომზადება/წარდგენა საქართველოს კანონმდებლობით დადგენილი წესით.
ე) ბიუჯეტიდან მიღებული და კანონმდებლობით განსაზღვრული დაფინანსების სხვადასხვა წყაროს მიხედვით შემოსავლების და ხარჯების აღრიცხვა;
7. სახელმწიფო შესყიდვების განხორციელების კოორდინაციისა და მართვის მიმართულებით დეპარტამენტის ფუნქციებია:
ა) სახელმწიფო შესყიდვების დაგეგმვა, სახელმწიფო შესყიდვების წლიური გეგმის შედგენა, რეგისტრაცია და კორექტირება;
ბ) სახელმწიფო შესყიდვის მოსამზადებელი სამუშაოების ჩატარება, შესყიდვის საშუალების შერჩევა, შესყიდვის პროცედურების განხორციელება და ანგარიშგება;
გ) სახელმწიფო შესყიდვების განხორციელებასთან დაკავშირებული დოკუმენტების, ხელშეკრულების პროექტების და საჭიროების შემთხვევაში – მათში განსახორციელებელი ცვლილებების მომზადება;
დ) კომპეტენციის ფარგლებში სახელმწიფო შესყიდვის შესახებ ხელშეკრულების შესრულების კონტროლი და ამ მიზნით შესაბამისი დეპარტამენტების საქმიანობის კოორდინაცია;
ე) ტექნიკური დავალების შესწავლა და კორექტირება საჭიროების შემთხვევაში, ბაზრის კვლევის უზრუნველყოფა სავარაუდო ღირებულებისა და პოტენციურ მიმწოდებელთა იდენტიფიცირების მიზნით, შესყიდვის საშუალების შერჩევა;
ვ) სახელმწიფო შესყიდვის შესახებ ხელშეკრულების პროექტების მომზადება;
ზ) ინსპექტირების დასკვნის საფუძველზე, მიმწოდებლის მიერ სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ ხელშეკრულებით ნაკისრი ვალდებულებების დარღვევის შემთხვევაში, საჯარიმო სანქციის დაანგარიშება და შემდგომი საჭირო ღონისძიებების განხორციელება;
თ) კომპეტენციის ფარგლებში „სახელმწიფო საიდუმლოების შესახებ“ საქართველოს კანონით განსაზღვრული, სახელმწიფო საიდუმლოებასთან დაკავშირებული სახელმწიფო შესყიდვების მოსამზადებელი სამუშაოების ჩატარება, შესყიდვის პროცედურების განხორციელება, შესაბამისი დოკუმენტების, ხელშეკრულების პროექტების და, საჭიროების შემთხვევაში, მათში განსახორციელებელი ცვლილებების მომზადება, ხელშეკრულების შესრულების კონტროლი და ამ მიზნით შესაბამისი დეპარტამენტების საქმიანობის კოორდინაცია.
8. ფინანსური აღრიცხვისა და ანგარიშსწორების მიმართულებით დეპარტამენტის ფუნქციებია:
ა) ბუღალტრული აღრიცხვის დოკუმენტების წარმოებისა და საბუღალტრო აღრიცხვის ორგანიზება;
ბ) არაფინანსური აქტივების, გრძელვადიანი და მცირეფასიანი აქტივების და მატერიალური მარაგების აღრიცხვა;
გ) თანამშრომელთა შრომის ანაზღაურებისა და სხვა გასაცემლების დარიცხვა და გაცემა;
დ) იურიდიული და ფიზიკური პირების მიერ გაწეული შესყიდვის განხორციელების შემდეგ ანგარიშსწორება;
ე) სტატისტიკური ანგარიშებისა და საქართველოს საგადასახადო კოდექსით გათვალისწინებული დეკლარაციების მომზადება და დანიშნულებისამებრ წარდგენა;
ვ) ინვენტარიზაციის პროცესში მონაწილეობა და ინვენტარიზაციის შედეგების ბუღალტრული აღრიცხვა;
ზ) სამსახურის აქტივების და ვალდებულებების ინვენტარიზაციის ჩატარება ინვენტარიზაციის შედეგების საჯარო სექტორის ბუღალტრული აღრიცხვის საერთაშორისო სტანდარტების (სსბასს-ების) საფუძველზე აღრიცხვა-ანგარიშგებაში ასახვა;
თ) სამსახურის წლიური ფინანსური ანგარიშების მომზადება და მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად წარდგენა.
9. სამსახურის ბალანსზე რიცხული და სარგებლობაში არსებული უძრავი და მოძრავი ქონების მართვისა და შრომის უსაფრთხოების უზრუნველყოფის მიზნით დეპარტამენტის ფუნქციებია:
ა) კომპეტენციის ფარგლებში, სამსახურის სტრუქტურული ერთეულების მატერიალურ-ტექნიკური საშუალებებით და სათანადო მომსახურებებით უზრუნველყოფის ორგანიზება;
ბ) სამსახურის ბალანსზე რიცხული აქტივების და ვალდებულებების ინვენტარიზაციის დადგენილ ვადებში ჩატარება;
გ) სამსახურის ენერგო და წყალმომარაგების, კავშირგაბმულობისა და სხვა სისტემების გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა;
დ) სამსახურის მატერიალურ-ტექნიკური ბაზის სრულყოფის ღონისძიებების შემუშავება; სამსახურის ქონების დაცვის ორგანიზება;
ე) სამსახურის იურიდიულ მისამართზე მდებარე ადმინისტრაციული შენობის საკუთრების დაცვა და სამსახურის შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის უწყვეტი სადღეღამისო საქმიანობის ხელშეწყობა, მონიტორინგი ვიდეოთვალთვალის სისტემის მეშვეობით;
ვ) სამსახურის სარგებლობაში არსებული უძრავი და მოძრავი ქონების გამართულ საექსპლუატაციო მდგომარეობაში ყოფნისათვის სამუშაოების დაგეგმვა და ორგანიზება;
ზ) ექპლუატაციიდან გამოსული არაფინანსური აქტივების ჩამოწერისათვის სათანადო ღონისძიებების გატარება;
თ) კაპიტალური მშენებლობებისა და სარემონტო-სარეკონსტრუქციო სამუშაოების ჩატარების ორგანიზება და კონტროლი;
ი) სამსახურის სრულყოფილი ფუნქციონირებისათვის საჭირო ინვენტარის ნუსხის შედგენა და პერიოდული განახლება;
კ) სამსახურის სასაწყობო მეურნეობის დაგეგმვა და მართვა;
ლ) შრომის უსაფრთხოების ორგანიზება და მართვა; შრომის უსაფრთხოების მიმართულებით საჭირო ღონისძიებების განხორციელება;
მ) სახელმწიფო ორგანოებიდან, საერთაშორისო ორგანიზაციებიდან და ადგილობრივი არასამთავრობო ორგანიზაციებიდან მატერიალურ-ტექნიკური დახმარების მიღების მიზნით წინადადებების შემუშავება და შესაბამისი უფლებამოსილი პირისათვის წარდგენა;
ნ) სამსახურის ავტოპარკის მართვა და განაწილება.
10. გარდა ამ მუხლის მე-2-მე-9 პუნქტებით გათვალისწინებულისა, დეპარტამენტის ფუნქციებია:
ა) სამსახურისა და დეპარტამენტის ეფექტიანი ფუნქციონირების მიზნით, კომპეტენციის ფარგლებში, შესაბამისი სტანდარტებისა და სახელმძღვანელო დოკუმენტების შემუშავება და დანერგვა;
ბ) დეპარტამენტის კომპეტენციაში შემავალ საკითხებზე სხვადასხვა სახელმწიფო და არასახელმწიფო დაწესებულების, აგრეთვე, მოქალაქეთა განცხადებებისა და წერილების დადგენილი წესით განხილვა და მათზე რეაგირება;
გ) სამსახურში შექმნილი კომისიების/სამუშაო ჯგუფების საქმიანობაში მონაწილეობის მიღება;
დ) დეპარტამენტის საქმიანობასთან დაკავშირებული სტატისტიკური მონაცემების პერიოდულად აღრიცხვა, განახლება და საერთაშორისო ურთიერთობების, ანალიტიკისა და სტრატეგიული განვითარების დეპარტამენტისთვის მიწოდება;
ე) სამსახურის სტრატეგიებისა და სამოქმედო გეგმების შემუშავებაში მონაწილეობა და კომპეტენციის ფარგლებში მათი შესრულება;
ვ) საზოგადოების ინფორმირების მიზნით, საზოგადოებასთან ურთიერთობის დეპარტამენტისთვის ინფორმაციის მიწოდება დეპარტამენტის მიერ დაგეგმილი შესაბამისი პროექტების, ღონისძიებებისა და შეხვედრების თაობაზე;
ზ) კომპეტენციის ფარგლებში სამსახურის წლიური ანგარიშის მომზადებაში მონაწილეობა;
თ) სამსახურებრივი მიზნებისთვის, საჭიროების შემთხვევაში სამსახურის თანამშრომელთა ტრანსპორტირება;
ი) სამსახურის უფროსისა და კურატორი სამსახურის უფროსის პირველი მოადგილის/მოადგილის (ასეთის არსებობის შემთხვევაში) დავალების საფუძველზე სხვა ფუნქციების განხორციელება;
კ) საქართველოს კანონმდებლობით განსაზღვრული სხვა ფუნქციების განხორციელება.
11. ამ მუხლის მე-2-მე-10 პუნქტებით გათვალისწინებული ფუნქციების განხორციელების მიზნით დეპარტამენტი უფლებამოსილია:
ა) მოითხოვოს ფუნქციების განხორციელებისათვის საჭირო ინფორმაცია და დახმარება სამსახურის სხვა სტრუქტურული ერთეულისგან/თანამშრომლისგან;
ბ) განახორციელოს სხვა უფლებამოსილებები, რომლებიც აუცილებელია დეპარტამენტზე დაკისრებული ფუნქციების ეფექტური შესრულებისთვი