1. რეგისტრაციის და საორგანიზაციო განყოფილების უფლებამოსილი მოსამსახურე და სტატუსის დამდგენი სპეციალისტი, მათი უფლებამოსილებების გათვალისწინებით, უზრუნველყოფენ უცხოელის ან მოქალაქეობის არმქონე პირის, თავშესაფრის მაძიებლის და საერთაშორისო დაცვის მქონე პირის პირადი საქმის წარმოებას.
2. თავშესაფრის პროცედურის განმავლობაში მოპოვებული დოკუმენტაცია ინახება პირად საქმეში, მათი შედგენის თარიღის შესაბამისი ქრონოლოგიით.
3. უცხოელის ან მოქალაქეობის არმქონე პირის პირადი საქმის წარმოება იწყება საერთაშორისო დაცვაზე განცხადების დეპარტამენტში რეგისტრაციის დღიდან, გარდა „საერთაშორისო დაცვის შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად საერთაშორისო დაცვაზე განცხადების წარმოებაში მიღებაზე უარის თქმის შემთხვევებისა.
4. უცხოელის ან მოქალაქეობის არმქონე პირის, თავშესაფრის მაძიებლის და საერთაშორისო დაცვის მქონე პირის ოჯახის წევრების დოკუმენტაცია რეგისტრირდება და ინახება პირად საქმეში. უცხოელის ან მოქალაქეობის არმქონე პირის, თავშესაფრის მაძიებლის და საერთაშორისო დაცვის მქონე პირის ოჯახის წევრის მიმართ დამოუკიდებელი თავშესაფრის პროცედურის დაწყების შემთხვევაში, იხსნება დამოუკიდებელი პირადი საქმე. საჭიროებისამებრ და თავშესაფრის პროცედურის ეფექტიანობის უზრუნველსაყოფად, თავშესაფრის პროცედურის ნებისმიერ ეტაპზე შესაძლებელია ოჯახის წევრის მიმართ საქმის წარმოების დამოუკიდებლად განხორციელება.
5. პირადი საქმის შემადგენლობაში შედის თავშესაფრის პროცედურასთან დაკავშირებული დოკუმენტაცია, მათ შორის:
ა) უცხოელის ან მოქალაქეობის არმქონე პირის საერთაშორისო დაცვაზე განცხადება;
ბ) უცხოელის ან მოქალაქეობის არმქონე პირის და მისი ოჯახის წევრების საიდენტიფიკაციო დოკუმენტაციის ასლები და საერთაშორისო დაცვაზე განცხადებასთან დაკავშირებული დოკუმენტების ასლები, მათში მოცემული საერთაშორისო დაცვაზე განცხადების განხილვისთვის საჭირო ინფორმაციის ქართული თარგმანით, ასეთის არსებობის შემთხვევაში;
გ) უცხოელთან ან მოქალაქეობის არმქონე პირთან და მის სრულწლოვან ოჯახის წევრებთან ჩატარებული ანკეტირებ(ებ)ის მასალები, რომლებიც დადასტურებულია შესაბამისი ხელმოწერებით;
დ) თავშესაფრის მაძიებელთან და მის სრულწლოვან ოჯახის წევრებთან ჩატარებული, გასაუბრებ(ებ)ის მასალები, რომლებიც დადასტურებულია შესაბამისი ხელმოწერებით;
ე) უცხოელთან ან მოქალაქეობის არმქონე პირთან/თავშესაფრის მაძიებელთან და მის სრულწლოვან ოჯახის წევრებთან ჩატარებული ანკეტირებ(ებ)ისა და გასაუბრებ(ებ)ის აუდიოჩანაწერ(ებ)ი;
ვ) უცხოელთან ან მოქალაქეობის არმქონე პირთან/თავშესაფრის მაძიებელთან დაკავშირებული ნებისმიერი სახის ოფიციალური მიმოწერა, გარდა სახელმწიფო საიდუმლოების შემცველი ინფორმაციისა;
ზ) უცხოელის ან მოქალაქეობის არმქონე პირის/თავშესაფრის მაძიებლის ან/და მისი ოჯახის წევრების საერთაშორისო დაცვაზე განცხადებასთან დაკავშირებით მიღებული გადაწყვეტილება(ები);
თ) ექსტრადიციის ან გაძევების პროცედურასთან დაკავშირებული დოკუმენტ(ებ)ი, ასეთის არსებობის შემთხვევაში;
ი) თავშესაფრის პროცედურასთან დაკავშირებული სხვა დოკუმენტაცია, რომელიც დადასტურებულია შესაბამისი ხელმოწერ(ებ)ით;
კ) საერთაშორისო დაცვის მქონე პირისათვის მინიჭებული სტატუსის შეწყვეტის, გაუქმების ან ჩამორთმევის, ასევე დამატებითი დაცვის გაგრძელების პროცედურასთან დაკავშირებული სტატუსის დამდგენი სპეციალისტის მიერ მოპოვებული ან შედგენილი ან/და საერთაშორისო დაცვის მქონე პირის მიერ წარდგენილი ნებისმიერი სახის დოკუმენტაცია;
ლ) კანონიერი წარმომადგენლის/შესაბამისი მინდობილობის მქონე ადვოკატის არსებობის შემთხვევაში – მათი უფლებამოსილების ან/და წარმომადგენლობის დამადასტურებელი დოკუმენტი.
6. პირადი საქმე მოიცავს მასში არსებული დოკუმენტების ჩამონათვალს.
7. პირადი საქმის ორგანიზებისა და სისტემატიზაციის მიზნით, პირად საქმეს ენიჭება უნიკალური ნომერი.
8. უცხოელის ან მოქალაქეობის არმქონე პირის, თავშესაფრის მაძიებლის და საერთაშორისო დაცვის მქონე პირის პირად საქმეზე წვდომა შეზღუდულია. პირადი საქმე ინახება სათანადოდ იზოლირებულ და დაცულ ადგილზე. დასრულებული პირადი საქმეების (კანონიერ ძალაში შესული გადაწყვეტილება) შენახვასა და დაარქივებას ახორციელებს რეგისტრაციის და საორგანიზაციო განყოფილება, რომელსაც პირადი საქმე გადაეცემა მისი დასრულებიდან არაუგვიანეს 1 თვის ვადაში, ხოლო მიმდინარე პირადი საქმეები ინახება სამმართველოში.
9. მიმდინარე პირად საქმესა და მასში არსებულ მონაცემებთან წვდომა აქვს სამმართველოს შესაბამის უფლებამოსილ მოსამსახურეს, რომელიც უზრუნველყოფს:
ა) პირადი საქმის სტატუსის დამდგენი სპეციალისტისთვის გადაცემას, რომელიც ახორციელებს სასამართლო გადაწყვეტილების საფუძველზე საერთაშორისო დაცვის მინიჭების საკითხის ხელახლა შესწავლას ან „საერთაშორისო დაცვის შესახებ“ საქართველოს კანონით გათვალისწინებული საფუძვლების არსებობის შემთხვევაში მინიჭებული სტატუსის შეწყვეტის, გაუქმებისა ან ჩამორთმევის, აგრეთვე დამატებითი დაცვის ან დროებითი დაცვის გაგრძელების ან შესაბამისი სტატუსიდან გამორიცხვის პროცედურებს;
ბ) დეპარტამენტის გადაწყვეტილების კანონმდებლობით დადგენილი წესით სასამართლოში გასაჩივრების შემთხვევაში პირად საქმეში დაცული მასალების (როგორც ელექტრონული, ისე მატერიალური), აგრეთვე ანკეტირების და გასაუბრების აუდიოჩანაწერების ასლების დეპარტამენტის იურიდიული სამმართველოს უფლებამოსილი მოსამსახურისთვის გადაცემას.
10. პირად საქმეზე წვდომა გააჩნია დეპარტამენტის დირექტორს, დეპარტამენტის დირექტორის შესაბამის მოადგილესა და დეპარტამენტის შესაბამისი სამმართველოს უფროსს.
11. უცხოელთან ან მოქალაქეობის არმქონე პირთან, თავშესაფრის მაძიებელთან ან საერთაშორისო დაცვის მქონე პირთან დაკავშირებული საქმისწარმოების პროცედურა ითვალისწინებს:
ა) რეგისტრაციის და საორგანიზაციო განყოფილების შესაბამისი უფლებამოსილი მოსამსახურის განსაზღვრას, რომელსაც წვდომა აქვს უცხოელის ან მოქალაქეობის არმქონე პირის, თავშესაფრის მაძიებლის ან საერთაშორისო დაცვის მქონე პირის პირად საქმეზე;
ბ) პირადი საქმის უსაფრთხოების უზრუნველყოფას;
გ) კანონმდებლობით გათვალისწინებულ შემთხვევებში მესამე პირის წვდომის უზრუნველყოფას უცხოელის ან მოქალაქეობის არმქონე პირის, თავშესაფრის მაძიებლის ან საერთაშორისო დაცვის მქონე პირის პირადი საქმის მასალებზე, წვდომის ფარგლების წინასწარი განსაზღვრით.
12. უცხოელთა და მოქალაქეობის არმქონე პირთა, თავშესაფრის მაძიებელთა და საერთაშორისო დაცვის მქონე პირთა შესახებ მონაცემთა ბაზაში დაცული ინფორმაციის კონფიდენციალურობის უზრუნველსაყოფად მიიღება შესაბამისი ზომები, მათ შორის, დეპარტამენტის მოსამსახურეთა წვდომა მონაცემთა ბაზაზე ხორციელდება მიზნობრივად, მათი უფლებამოსილებისა და განსახორციელებელი ფუნქციების გათვალისწინებით, წვდომის დონეების დიფერენცირებისა და მონაცემთა შეცვლაზე შეზღუდვ(ებ)ის დაწესების გზით.
13. არქივიდან პირადი საქმის გატანა/დაბრუნება ფიქსირდება საქმისწარმოების აღრიცხვის ჟურნალში, პირადი საქმის გატანისა და დაბრუნების თარიღების, გამტანი სტატუსის დამდგენი სპეციალისტის ან დეპარტამენტის იმ მოსამსახურის ვინაობისა და ხელმოწერის მითითებით, რომელიც სამსახურებრივი ფუნქციების განსახორციელებლად საჭიროებს კონკრეტული უცხოელის ან მოქალაქეობის არმქონე პირის, თავშესაფრის მაძიებლის და საერთაშორისო დაცვის მქონე პირის პირად საქმეზე წვდომას.
14. დაუშვებელია პირადი საქმიდან დოკუმენტ(ებ)ის ამოღება ამ მუხლით განსაზღვრული წესის დარღვევით.
15. საქმის წარმოების პროცედურების ზედამხედველობას ახორციელებს ამ მიზნით სპეციალურად განსაზღვრული რეგისტრაციის და საორგანიზაციო განყოფილების მოსამსახურე, რომელიც:
ა) სტატუსის დამდგენ სპეციალისტს განუმარტავს საქმისწარმოების პროცედურას და მისი აღსრულების წესს; და
ბ) პირადი საქმის გადაცემისას ამოწმებს სტატუსის დამდგენი სპეციალისტის მიერ საქმისწარმოების პროცედურების დაცვას.
16. ამ მუხლის მე-8 პუნქტის შესაბამისად დაარქივებულ პირად საქმეებზე წვდომის საკითხები რეგულირდება ამ მუხლის შესაბამისა