მუხლი 3. არქივების ძირითადი ამოცანები და ფუნქციები

1. დაწესებულების არქივის ძირითადი ამოცანებია:
ა) არქივის დაკომპლექტება იმ დოკუმენტებით, რომელთა შემადგენლობა გათვალისწინებულია არქივის დებულებით;
ბ) დოკუმენტების აღრიცხვა და დაცვის უზრუნველყოფა;
გ) არქივის დოკუმენტების სამეცნიერო-საცნობარო აპარატის შექმნა;
დ) არქივში დაცული დოკუმენტების გამოყენება;
ე) ეროვნული საარქივო ფონდის დოკუმენტების სახელმწიფო შენახვისათვის გადასაცემად მომზადება და გადაცემა შესაბამისი ნორმატიული აქტით დადგენილი ვადების და მოთხოვნების შესაბამისად.
2. იმ დაწესებულებათა არქივების ძირითადი ამოცანები, რომლებიც ახორციელებენ ეროვნული საარქივო ფონდის დოკუმენტების დროებით დეპოზიტურ შენახვას, განისაზღვრება მათ მიერ საარქივო დაწესებულებებთან დადებული შეთანხმებებისა და ხელშეკრულებების შესაბამისად.
3. ძირითადი ამოცანების შესრულების მიზნით არქივი ახორციელებს შემდეგ ფუნქციებს:
ა) აწარმოებს არქივის წყარო-დაწესებულებების სიებს;
ბ) ღებულობს დაწესებულებების სტრუქტურული ქვედანაყოფების და არქივის დაკომპლექტების წყარო-დაწესებულებების დოკუმენტებს მოწესრიგებული სახით;
გ) აღრიცხავს არქივში მიღებულ დოკუმენტებს და უზრუნველყოფს მათ დაცვას;
დ) ქმნის და სისტემატურად აუმჯობესებს არქივის დოკუმენტების სამეცნიერო-საცნობარო აპარატს;
ე) ორგანიზაციას უწევს დაწესებულების ხელმძღვანელებისა და სტრუქტურული ქვედანაყოფების საინფორმაციო მომსახურებას; ახორციელებს დაწესებულებებისა და მოქალაქეთა შეკითხვებთან დაკავშირებულ საარქივო მომსახურებას; აწარმოებს დოკუმენტების გამოყენების აღრიცხვასა და ანალიზს;
ვ) ატარებს დოკუმენტების შემფასებელ ექსპერტიზას და ახორციელებს საორგანიზაციო და მეთოდიკური ღონისძიებების კომპლექსს დოკუმენტების მუდმივი შენახვისათვის გადასაცემად;
ზ) ახორციელებს საქმეთა ფორმირებისა და გაფორმების სისწორის შემოწმებას დაწესებულების სტრუქტურულ ქვედანაყოფებსა და დაკომპლექტების წყარო-დაწესებულებებში;
თ) ორგანიზაციას უწევს დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურის შედგენის სამუშაოს;
ი) მეთოდიკურ და პრაქტიკულ დახმარებას უწევს სტრუქტურულ ქვედანაყოფებს დოკუმენტებზე მუშაობისას;
კ) მონაწილეობს მეთოდიკური დოკუმენტების შემუშავებაში საარქივო საქმისა და საქმისწარმოების დარგში;
ლ) მონაწილეობს არქივისა და საქმისწარმოების სამსახურის, მათ შორის, არქივის დაკომპლექტების წყარო-დაწესებულებების, მუშაკთა კვალიფიკაციის ასამაღლებელი ღონისძიებების ჩატარებაში.
4. ა) დაწესებულებათა არქივები ახორციელებენ ელექტრონული დოკუმენტების მიღებას, უზრუნველყოფენ მათ დაცვას, აღრიცხვას, შერჩევასა და გამოყენებას, აგრეთვე სახელმწიფო შესანახად მომზადებასა და გადაცემას. ელექტრონული დოკუმენტები შესანახად გადაიცემა არქივების დაკომპლექტების წყარო-დაწესებულებათა ფონდების შემადგენლობაში.
ბ) ყველა ოპერაცია, რომელიც ხორციელდება ელექტრონულ დოკუმენტებზე საარქივო შესანახად გადაცემისას და შენახვის პროცესში (ხელახალი ჩაწერა, ახალ ფორმატებში კონვერსია, შეკუმშვა და სხვ.), უნდა იქნეს დოკუმენტირებული ელექტრონული დოკუმენტების ავთენტიკურობის უზრუნველსაყოფად