1. ა) მუდმივად შესანახი დოკუმენტების გადაცემა საარქივო დაწესებულებაში, როგორც წესი, ხორციელდება ყოველწლიურად გეგმა-გრაფიკის შესაბამისად, რომელსაც ამტკიცებენ დაწესებულების და შესაბამისი საარქივო დაწესებულების ხელმძღვანელები. დაწესებულებებში, სადაც მუდმივად შესანახი დოკუმენტები წლის განმავლობაში მცირე ოდენობით იქმნება, საარქივო დაწესებულებასთან შეთანხმებით დაიშვება დოკუმენტების გადაცემა 5 წელიწადში ერთხელ.
ბ) სამეცნიერო-ტექნიკური და სპეციალური დოკუმენტაცია, როგორც წესი, გადაიცემა 5 წელიწადში ერთხელ.
2. ა) დოკუმენტები საარქივო დაწესებულებაში გადაიცემა მისი საექსპერტო-შემმოწმებელი კომისიის მიერ დამტკიცებული საქმეთა ანაწერების მიხედვით.
ბ) საარქივო დაწესებულებაში დოკუმენტების პირველი გადაცემის დროს გადაიცემა დაწესებულების საარქივო ფონდის ისტორიული ცნობა. დოკუმენტების შემდგომი გადაცემის დროს ისტორიულ ცნობას ემატება მონაცემები იმ ცვლილებათა შესახებ, რომლებიც მოხდა დაწესებულების სახელწოდებაში, ფუნქციებში, სტრუქტურაში, დაქვემდებარებაში, დოკუმენტების შემადგენლობასა და მდგომარეობაში.
გ) საქმეების გადაცემა ხდება სათითაოდ. ანაწერების ყველა ეგზემპლარზე აღინიშნება დოკუმენტების მიღება საარქივო დაწესებულებაში.
დ) მუდმივად შესანახი დოკუმენტების მიღება ფორმდება საქმეთა მიღება-გადაცემის აქტით.
ე) თუ გადაცემის დროს აღმოჩნდა სხვაობა ანაწერის შემაჯამებელ ჩანაწერსა და ფაქტობრივად არსებულ გადასაცემ საქმეთა შორის, ანაწერში ადგენენ ახალ შემაჯამებელ ჩანაწერს, რომელშიც მიეთითება ფაქტობრივად არსებულ და არარსებულ საქმეთა ნომრები. არარსებულ საქმეთა ნომრები აღინიშნება სახელმწიფო შესანახად დოკუმენტების მიღება-გადაცემის აქტში; მათი არარსებობის მიზეზები აისახება აქტთან თანდართულ დაწესებულების ცნობაში.
ვ) დაწესებულების არქივი ღებულობს ზომებს დოკუმენტების მოსაძებნად. არარსებულ დოკუმენტებზე, რომელთა მოძებნის ზომებმა უშედეგოდ ჩაიარეს, დგება აქტი დოკუმენტების დაკარგვის შესახებ. დოკუმენტების დაკარგული დედნები შეიძლება შეიცვალოს მათი პირებით.
3. დოკუმენტების მუდმივ შესანახად გადაცემამდე საარქივო დაწესებულების წარმომადგენელთან ერთად ტარდება საქმეთა სამეცნიერო-ტექნიკური დამუშავების სისწორის, დოკუმენტების ფიზიკური და სანიტარიულ-ჰიგიენური მდგომარეობის შემოწმება. დეფექტების აღმოჩენის შემთხვევაში დგება აქტი; აღმოჩენილი დეფექტების აღმოფხვრა ტარდება დაწესებულების ძალებით.
4. დოკუმენტებთან ერთად გადაიცემა ანაწერის სამი და საქმეთა მიღება-გადაცემის აქტის ერთი ეგზემპლარი.
თავი XI
არქივის მუშაობის ორგანიზაცი